行政部的小李最近干了件让财务和IT都点头的事——他把那张贴在打印机旁边的‘墨粉余量登记表’彻底删了。不是懒得记，而是这张手动更新的Excel表格终于可以“退休”了。

这事还得从上季度盘点说起。当时财务对办公耗材的支出提出疑问：为什么同一型号的硒鼓，三个月内采购了五次？每次都说‘快没了’，可仓库角落翻出来两个未拆封的。IT老张查了日志，发现有两台打印机报过‘低粉警告’，但没人跟进，等真卡纸了才临时下单，一急就容易重复采购。

小李一开始也觉得这事儿难管。行政不直接管设备运行，IT只关注故障维修，耗材补给又归采购。三不管地带，最后全压在行政头上——谁让打印机是‘公共设施’呢。

他试过建微信群，叫各部门看到‘更换提示’拍照上报。结果三天后群就沉了。有人忘了，有人嫌麻烦，还有人拍了照也不知道该填哪个型号。后来他做了个共享表格，设了下拉菜单和自动提醒，可权限总出问题：新来的实习生改了历史数据，销售部想看预测用量却打不开链接。

直到他在公司内部流程分享会上听到项目组提到‘自定义字段触发动作’这个说法。会后他私下问了几句，对方推荐了一个他们自己搭的工具——蓝点通用管理系统。说是没有固定模块，想管什么就建什么表，还能设置条件自动发通知。

小李抱着试试看的心态，用下班时间搭了个‘打印耗材监控台’。第一步，把所有打印机按位置、型号、当前硒鼓批次录进去，加了个‘剩余预估页数’字段。第二步，对接打印机自带的SNMP状态接口（IT老张帮忙开了端口），每天早上8点自动抓一次‘页面计数器’值。第三步，设定每个硒鼓的标准印量，系统自动倒推剩余百分比。

最关键的，他设置了三级预警：低于30%时，邮件抄送行政和IT；低于15%时，自动创建采购草稿单，锁死型号防止选错；低于5%时，直接冻结该打印机的非紧急用户权限——领导也得先找行政确认才能解锁。

上线第一周，三台机器触发了预警。采购部收到系统推送的草稿单，核对无误后直接走流程，比以往快了两天。更意外的是，市场部发现他们那台彩色机耗材消耗异常快，一查是实习生误设成‘高质量打印’模式。调回来之后，预计能多撑三周。

两个月下来，耗材采购频次从平均每月4.2次降到2.3次，重复下单归零。财务那边算了笔账，光硒鼓一项，年化节省接近1.8万元。IT也轻松了，不用再靠人工巡检去猜哪台快没粉。

最让小李得意的是，这套逻辑后来被HR借去改造成‘工牌补办提醒’——离职员工门禁权限关闭后，系统监测到工牌两周未归还，自动提醒行政跟进。就连食堂阿姨都来打听，能不能做个‘米饭余量预警’，避免每顿都剩半桶。

现在那张贴在打印机旁的Excel表已经被打印出来，钉在茶水间墙上，标题写着：‘一个手动时代的纪念’。底下有人用马克笔画了个笑脸，旁边一行小字：‘RIP，但你确实该退了。’

其实小李也没想到，一个看似琐碎的痛点，背后连着权限设计、数据联动和流程闭环。有时候管理不是缺工具，而是缺一种‘能把小事串起来’的能力。就像他现在常说的：‘别让人追着数据跑，让数据追着事走。’