财务部老赵的抽屉里，压着一沓没报完的发票。不是他不想报，而是每次打开那个共享文件夹里的‘2019版报销登记总表.xlsx’，他就觉得脑仁疼。

这张表，是十年前由前任行政主管手搓出来的。最开始只有三列：姓名、金额、日期。后来加了部门、项目编号、发票类型、是否垫付……再后来，有人用颜色标出‘待补材料’，有人用批注写‘等领导签字’，还有人干脆在单元格里打了个‘？’。

现在这张表有47列，3个子表，嵌套了8个VLOOKUP公式，还依赖两个外部链接。谁都不敢删，也不敢改。新人第一次交报销单，被要求先花半小时研究‘填写规范.docx’，里面写着‘第15列若为差旅，请附交通明细截图并邮件抄送王主任’。

上个月，行政部新来的小李看不下去了。她不是财务出身，学的是信息管理，但也没想着搞什么大动作。她只是拿了一张A3纸，坐在茶水间画了张‘报销从提交到到账’的流程图。

她从员工贴发票开始画，箭头指向‘部门主管审批’，再指向‘行政初审’，再到‘财务核对’，最后是‘出纳打款’。每个节点，她都去问当事人：你现在卡在哪？你最烦哪一步？

答案五花八门。销售说主管出差两周不回邮件；研发抱怨财务退回理由只写‘不合规’；行政自己也吐槽要手动核对发票真伪，还要翻三个表才能查到预算余额。

小李没急着提解决方案。她先把这张图贴在会议室墙上，标题叫‘我们到底在等谁？’。一周后，图上多了便利贴：‘这里卡了三天’‘这个环节重复了两次’‘能不能自动提醒？’。

然后她悄悄试了一个工具——蓝点通用管理系统。她不是技术员，也不懂代码，但她发现这东西能像搭积木一样，把报销流程一步步拖出来。她先建了个‘报销申请’数据表，字段按实际需要设：申请人、金额、事由、附件上传、所属项目……

接着她配置了流程：提交 → 部门主管审批（超时自动提醒）→ 行政预审（系统自动查验发票真伪接口）→ 财务复核（关联预算表自动比对）→ 出纳确认付款。

最让她得意的是‘异常分支’。比如发票金额超过5000，自动加一道副总审批；跨项目报销，自动弹出预算转移确认框；连续三次被退回，流程自动升级并通知HRBP。

她没跟任何人说她在做系统，只拉了五个常抱怨的同事进测试群，说‘我做了个表单，你们试试看能不能少填点字’。

三天后，销售总监主动找上门：‘你们那个新报销是不是用了OCR？我昨天随手拍了张发票，它自己识别了金额和日期。’

一个月后，老赵抽屉里的发票清空了。财务部不再收到‘请问我的报销到哪一步了’的邮件轰炸。更意外的是，行政部门开始收到其他部门的请求：‘你们那个流程能不能借我们用用？采购想做个供应商准入流程，IT想管一下设备借用。’

小李还是没说什么大道理。她只是把那张A3纸重新画了一遍，这次叫‘公司里还在靠Excel撑着的事’。上面列了六项：固定资产登记、会议室预订、加班调休、合同归档、培训报名、离职交接。

每完成一项迁移，她就在旁边打个勾。她说，这些本来就不该是人的记忆负担，也不是某个文件的隐藏工作表。它们是流程，是规则，应该看得见，跑得动，还能自己提醒自己。

上周，老板在晨会上提了一句：‘最近报销速度变快了？’没人说是哪个系统起的作用，但所有人都知道，那张贴在墙上的流程图，已经从一张纸，变成了每天自动跑起来的东西。