我们公司行政部有个传统——打印机旁边永远贴着密密麻麻的便利贴。不同颜色、不同字迹，写着‘王总要的文件别动’‘财务报销单优先打印’‘技术部紧急材料，打完放蓝盒’。久而久之，那面墙快成抽象艺术展了。

起初大家觉得挺有烟火气，直到有一次，市场部的季度汇报PPT被误当成废纸回收了。原因是那张写着‘勿动！明早9点前交客户’的黄条，在打印机卡纸时被撕掉了一半，剩下半句‘勿动！’没人敢动，也没人知道到底动不动。

这事闹得不小，老板倒没发火，只说了一句：‘能不能让机器管机器的事，别靠纸条赌运气？’

行政小李接了这活儿。她试过在微信群里发通知，结果消息被刷屏；用Excel登记打印任务，可谁愿意为了打个两页纸先填表再等回复？后来她听说隔壁分公司用了什么‘流程表单+自动提醒’的东西，就去取了经。

带回来的，是一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。名字听着普通，但她说最打动她的，是‘不用求IT，自己就能搭’。

她先从最简单的‘打印申请’开始。在系统里建了个表单：申请人、部门、文件名、页数、是否加急、指定完成时间。提交后，自动生成一条待办推送给行政值班员，同时在公共看板上显示排队顺序。加急的标红，超时未处理的自动变橙色预警。

更巧的是，她把表单链接打印成二维码，贴在了打印机上方。员工扫码，30秒填完，不用说话，也不用贴纸条。

一开始有人抱怨‘多此一举’，可两周后，便利贴开始一张张消失。因为大家发现，系统比人靠谱——不会忘记，不会误解，也不会被风吹走。

还有个意外收获：技术部的小王，顺手把表单复制过去，改成了‘设备借用登记’。市场部看见了，又改成‘物料领用’。财务甚至用它做了‘发票交接追踪’。

最绝的是，这些表单之间还能联动。比如，打印超过50页自动触发审批；设备借用超48小时，系统会悄悄给负责人发提醒，而不是直接群发催促，留了面子也办了事。

有天保洁阿姨路过，看着那面空下来的墙，说了句：‘哟，终于不像菜市场了。’

其实系统没做多复杂的功能。但它给了普通人一种能力：把脑子里的规则，变成看得见、跑得动的流程。以前我们总觉得管理软件是给领导看报表用的，但现在发现，真正改变日常的，往往是那些解决‘小混乱’的‘小系统’。

上周团建，有人提议把那面墙涂成白板，画部门KPI。小李没说话，默默从包里掏出一沓空白便利贴，笑着说：‘留几张吧，纪念一下我们的前数字化时代。’