我们公司不大，三十来号人，行政事务却一点不少。以前我一直觉得，行政工作嘛，无非就是订个餐、管个钥匙、发个通知，顶多再处理下报销和采购。直到上个月，我翻到自己手机里的备忘录，才发现不对劲——光是上周，我就手动统计了三次会议室使用情况，做了两份员工生日名单，还整理了一堆零散的访客登记信息。

最离谱的是，有次老板临时要查过去三个月谁借过投影仪，我翻遍微信聊天记录、钉钉文件、纸质签收单，花了整整一个下午才凑齐数据。那天晚上，我坐在工位上算了一下：原来我每周至少花六七个小时在‘重复整理信息’上。这还不包括别人问我‘上次那个供应商联系方式在哪？’时，我满世界翻找的零碎时间。

我管这叫‘隐形加班’——活没少干，但看起来好像什么都没做。

后来技术部的小王看不下去了，说：‘你这些事，其实都能用一个系统搞定。’他给我看了他们团队用的一个叫蓝点通用管理系统的工具。说实话，一开始我是抗拒的，总觉得这种东西要么太复杂，要么就是换个地方填Excel。

但他演示了一下，我才发现不一样。

比如会议室预约，以前我们用共享日历，经常撞车。现在我在蓝点里建了个‘会议室管理’模块，把每个房间设成一条数据，可以关联预约人、时间段、设备需求。更关键的是，我可以加个‘使用后反馈’字段，要求每次用完拍照上传整洁情况。保洁阿姨也轻松了，看到哪间没收拾就直接去处理。

还有员工生日这件事。以前靠人工记，总有遗漏。现在我把花名册导入系统，设置自动提醒，提前三天弹窗通知我准备小蛋糕。甚至还能顺带看下当月入职纪念日，一并安排茶歇，同事都说氛围变好了。

最让我惊喜的是访客管理。之前都是纸质登记，字迹潦草，信息不全。现在我做了个访客预约表单，来访人提前填好身份证号、访问对象、事由，系统自动生成二维码，门卫扫码就能核验。前台再也不用反复打电话确认‘您朋友到了吗？’

关键是，这些功能都不是现成的模板硬套，而是我自己一点点搭出来的。就像拼乐高，字段想加就加，流程想改就改。上周市场部临时要统计团建意向，我还顺手帮他们搭了个投票表单，当天就出了结果。

有次财务大姐路过我电脑，看见我在同一个系统里处理报销、盘点资产、管理合同续签提醒，她愣了下说：‘你这哪是行政，快成数据管家了。’

其实我没做什么特别的，只是不再把信息锁在Excel里、藏在聊天记录中、压在抽屉底下的纸条上。现在所有事都‘活’在一个地方，点一下就能出报表，改一下就能走流程。

前几天老板开会提到，说最近行政支持响应特别快。没人知道，我只是终于不用在一堆碎片里找东西了。