小林是公司里那种存在感不强但事儿总能办利索的人。行政部的活杂，从订水到管合同，样样都得沾手。尤其是每年年底，光是核对各类服务合同的续签时间就能让人头大。去年她就栽过一次——保洁公司的合同过期了两天才被发现，对方暂停服务半天，走廊堆满了垃圾，老板正好带客户参观，场面一度尴尬。

今年她学乖了，提前一个月就开始翻合同、做清单。最开始是用Excel列了个表：供应商名称、合同编号、起止日期、联系人、备注。看着挺规整，可问题是，表格不会提醒她。她试过加个‘到期前7天’的筛选条件，再手动标红，结果那周她请假，没人跟进，还是差点漏掉。

后来她在同事茶水间闲聊时听人提了一嘴：‘我们部门现在用一个叫蓝点的系统，能给每份合同设个倒计时，快到期了会自动跳出来，还能发消息提醒负责人。’

小林一开始没太当回事，觉得又是哪个花里胡哨的工具。但她那天正好看到财务在用同一个系统做报销流程自定义，界面看着也不复杂，就顺手注册了个账号试试。

她建了个‘行政合同管理’模块，把现有的保洁、绿植、饮水、网络维护几份合同一条条录进去。重点是，她给每个合同加了个‘预警规则’：到期前15天开始显示黄标，前7天变橙色，前3天直接变红，而且系统会自动往她和分管领导的手机推通知。

更让她惊喜的是，这个系统允许她自己设计字段。比如她加了个‘续签状态’下拉框，选项是‘待确认’‘已邮件沟通’‘新合同已签署’‘终止合作’。这样一来，不用翻聊天记录，一眼就知道哪份合同卡在哪个环节。

有次她去开会，手机突然‘叮’了一声，打开一看，绿植养护合同进入‘红色倒计时’，同时提醒她‘上次续签需补充安全责任条款’。这是她之前在‘备注’里随手写的，没想到系统连这种自定义内容都能关联进提醒逻辑里。

其实这系统最让小林上瘾的，不是自动化，而是‘可生长’的感觉。比如后来她发现会议室设备维保也属于合同类，就直接复制了模板，改了个名字，加了‘设备清单’附件上传字段，一套流程就扩展到了新场景。就连IT部听说后，也借她的系统搭了个小型的‘软件授权管理’表，用来跟踪公司各种SaaS账号的订阅周期。

以前她总觉得自己是在‘应付’行政工作，现在倒像是在‘经营’一个微型管理系统。最实在的变化是，上周老板随口问了一句：‘明年饮用水合同谈得怎么样了？’她打开手机，两秒调出进度条，说‘已比价，等您签字’，老板愣了一下，说了句：‘你这手里跟揣了个活台账似的。’

她笑了笑，没说是台账活了，是她终于找到了一种‘让事情追着人走’的方式。