行政部的小李最近有点烦。

不是因为工作多，而是因为请假条。每个月初，她桌上总堆着厚厚一叠手写请假条，颜色不一、字迹潦草，有的还夹着便利贴备注‘领导已批’，但没人知道是哪天批的。最离谱的一次，销售部小王休年假三天，结果系统里只录了两天——因为他把第三天的条子塞进了茶水间抽屉，说‘等老张回来补签’。

这事最后闹到了HR月报对不上，考勤异常标红了一大片。部门经理开会时没点名，但说了句：‘有些流程，看着在走，其实早就断了线。’

小李听得出是谁的事，脸一阵发烫。

会后她没急着改流程，反而翻出了过去半年的请假记录。她发现几个规律：

1. 80%的请假发生在周三和周四；
2. 技术部最爱用企业微信口头申请，但从不补单；
3. 外勤人员经常‘先走后补’，导致系统长期处于‘待确认’状态；
4. 主管审批集中在每周五下午，形成‘审批堰塞湖’。

她突然意识到，问题不在人懒，而在流程太‘硬’。公司用的OA系统，所有请假必须走固定模板，三级审批，缺一不可。可现实是，有人出差前根本联系不上直属领导，有人突发高烧，凌晨发微信给主管，对方秒回‘去吧’，结果行政这边还得等第二天补流程。

‘我们是在服务员工，还是在卡他们？’小李在本子上写了这么一句。

她开始琢磨，有没有一种方式，能让流程‘软一点’，又能留痕、可控？

正好那周IT部组织了一场内部数字化工具分享会。会上提到一个叫‘蓝点通用管理系统’的平台，说是不预设功能，全靠用户自己搭表单、拉流程。有人当场质疑：‘那不是更复杂？’

演示的人笑了笑，打开电脑，十五分钟内建了个‘临时外出登记’模块：手机扫码填姓名事由，自动推通知给主管，超两小时未批则转备用审批人，结束后拍照打卡回来。全程没写一行代码。

小李眼睛亮了。

她当晚就注册了试用账号。第二天，她把自己设计的‘柔性请假系统’发到了部门群：

• 支持四种提交方式：PC端、APP、扫码、甚至邮件填空（比如写‘请假：明天病假，张伟，8:30’就能自动解析）；
• 审批链可配置：直属领导失联超4小时，自动转副主管；
• 流程节点能‘反向触发’：比如销假时上传就诊记录，系统自动标记为‘医疗假’并计入年度统计；
• 最关键的是，所有字段和规则，她自己拖拖拽拽就能改。

起初大家观望。直到财务部林姐试了第一次——她女儿急性阑尾炎住院，半夜在系统提交‘紧急事假’，附了急诊单照片。系统识别到‘急诊’关键词，自动跳过二级审批，直接归档，并同步更新考勤状态。第二天早上，HR系统已同步数据，连薪资核算都无需人工干预。

‘这哪是系统，这是懂人性。’林姐在群里说。

两周后，技术部主动找小李，想把他们的设备借用流程也搬进去。原来他们一直用Excel登记，谁借了示波器、什么时候该还，全靠颜色标注。但颜色看久了眼花，还有人误删行。现在他们建了个‘设备漂流瓶’页面，扫码借还，到期前提醒，超期自动邮件催还，还能看历史使用人。

更意外的是，保洁阿姨老吴也学会了用平板提交‘耗材补给申请’。以前她得等行政巡楼时当面说‘洗手液没了’，现在她拍张照片上传，系统自动定位到楼层，推给采购专员。上周五下午，三楼洗手间洗手液告急，从发现到补货，全程47分钟，比以往快了近三倍。

小李没再提‘优化流程’这个词。她发现，真正有效的管理，不是让人适应系统，而是让系统适应人。

前几天，老板路过行政台，看见小李正在调试一个新的‘会议室占用预警’模块。他站了一会儿，问：‘这系统你们买的？’

小李摇头：‘租的，按月付。但所有功能都是我们自己搭的。’

老板点点头：‘挺好，像咱们自己的工具。’

其实他知道，这不是工具的问题。是当一线人员有了‘自定义权’，那些藏在日常缝隙里的低效，才真正被看见、被修复。