周一早上八点十七分，行政部小李站在茶水间门口，手里攥着一张刚打印出来的保洁排班表，眉头皱得像揉过的便利贴。表格第三行赫然写着：‘王芳 - A区走廊 - 7:00-8:30’，而第十行又出现了一模一样的条目。

这不是手误。上周三也是这样，周五更是离谱——系统导出的排班表里，有三个‘李建国’分别在三个楼层同时打扫，可公司总共就一个老李，还因为腰疼请了两天假。

‘谁动了我的表？’小李对着电脑嘀咕。她用的是部门沿用三年的Excel模板，颜色编码区分早中晚班，下拉菜单选人名，每周五手动复制粘贴下周安排。听起来挺规整，直到有人在共享文档里删了两行又自己补上，或者手机端编辑时格式错乱，再或者——最致命的——忘了刷新引用数据。

更麻烦的是临时调班。上周市场部临时办活动，A区晚上九点才清场，原本八点下班的王芳被叫回来加班，但排班表没改，考勤系统对不上，月底算工资时又是一轮扯皮。‘我又不是神仙，哪记得住哪天谁替谁扫了厕所。’王芳抱怨道。

真正让小李下定决心换工具的，是上个月财务抽查。审计翻出三个月的排班记录，发现有六天的夜班记录完全空白，但监控显示当晚确实有人巡查。追问之下才知道，那几天负责录入的小刘请假，交接的人用了一个‘简化版’表格，漏掉了夜班组。

‘我们不是没有流程，’小李后来在部门会上说，‘是我们把流程装进了一个会漏的篮子。’

她开始看市面上的排班软件。有的太重，要对接打卡机、人脸识别，还得IT配合部署；有的太死板，只能按固定班次轮转，没法处理临时顶班或区域调整。直到她在同事那里看到一个叫‘蓝点通用管理系统’的东西。

‘你能自己画个表？’小李当时不信。

演示的时候，对方只用了十分钟。先拖出一个‘保洁人员’的数据模型，填上姓名、工号、可服务区域；再建一个‘排班计划’，关联人员、时间段、责任区，还能加个‘是否加班’的勾选项；最后设个流程：排班发布 → 本人确认 → 异动申请 → 主管审批。每一步都能留痕，谁改了什么，系统自动记下来。

最让她心动的是‘联动提醒’。比如王芳被安排在A区，但当天A区会议室有通宵布置，系统能自动标红冲突，或者推消息给行政主管。临时换人也不用打电话，发起一个‘替班申请’，审批通过后，原排班自动置灰，新记录生成，连带考勤数据也能同步更新。

他们先拿月度绿植养护试了试。以前是老张手写一张纸贴在仓库门后，谁浇水谁打钩。现在，每个人手机上都能看到本周该浇哪几盆，完成拍照上传，系统自动标记完成。行政主管甚至能设置‘超过48小时未养护’自动提醒。

用了两个月，小李发现最大的变化不是省了多少时间，而是‘没人再问“到底听哪个表”’。之前总有保洁员拿着微信截图说‘小刘说我今天不用来’，现在所有人打开同一个页面，数据实时同步。就连财务部都主动来问，能不能把这套逻辑用到加班餐申领上——毕竟，谁也不想再为‘到底有没有人领过三明治’吵上半小时。

前两天，小李路过保洁休息室，听见王芳跟新来的阿姨说：‘别看那个屏，绿的就是你今天的活，点一下“开始”，干完拍张照，走人。’

她笑了笑，心想，原来管理最怕的不是事多，而是同一件事，在十个人眼里有十种样子。