我们公司不大，三十来个人，两间会议室，按理说排个会应该不难。可每周一上午，总有几个人在茶水间对视一眼，然后默契地掏出手机刷日历——又撞会了。

最离谱的是上个月，市场部和产品部同时在一个叫‘星辰’的会议室开了需求评审，两边人马坐定后才发现，预约系统里只有一条记录。更诡异的是，那条记录的发起人是个已经离职三个月的前同事。

我们管这叫‘幽灵会议’。

起初以为是有人手滑填错了名字，直到行政小林发现，过去半年里，‘星辰’会议室平均每周有1.8次被‘已离职员工’预约。而另一间‘极光’会议室，则经常在凌晨两点被神秘预订，持续时间长达八小时——谁会在半夜两点开八小时的会？

我们用的是一款老牌OA系统的会议模块，界面灰扑扑的，操作像二十年前的邮箱。最关键的是，它不支持自定义字段。你想标记会议类型？不行。想关联项目编号？不行。想设置自动释放超时未签到的会议室？抱歉，得找厂商定制开发，报价三万起步。

小林受不了了。她不是IT出身，大学学的是人力资源，但去年帮部门搭了个培训报名表，意外发现有个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是‘不会代码也能搭应用’。她抱着试试看的心态，在上面重建了会议室管理模块。

第一步，她把原来的纯文本预约表升级成了结构化表单：新增了‘会议类型’（决策会、脑暴、客户接入等）、‘预计参会人数’、‘是否需要投影/白板’，还加了个‘紧急程度’滑块。最关键是，她设置了‘预约人必须在职’的校验规则——离职员工再也无法发起新预约。

第二步，她给每个会议室加了二维码。贴在门边，扫码就能查看当前占用状态，还能一键发起临时申请。如果会议开始15分钟没人签到，系统自动释放资源，并通知后续预约者提前入场。

第三步，她悄悄埋了个‘资源利用率分析’报表。数据拉出来吓一跳：过去三个月，‘星辰’会议室实际使用率只有47%，而‘极光’高达89%。进一步排查发现，‘星辰’被三个固定团队长期霸占，每次预约都写‘周例会’，但实际到场不超过两人，更多时候是拿会议室当储物间，把资料堆在角落，锁上门就走。

小林没直接点名，而是把报表打印出来，贴在了行政公告栏，标题写着：‘你预定的会议室，真的被用上了吗？’

效果立竿见影。第二天，‘星辰’的空置率下降了60%。有同事开始主动取消冗余预约，甚至有人提议推行‘无会议日’。

但这还没完。财务部看到报表后找上门：他们正为办公场地续租预算发愁，这些闲置数据成了砍价利器。最终公司决定不再扩租，反而把一间会议室改造成静音电话亭。

现在，我们管那个蓝点系统叫‘行政的瑞士军刀’。人事用它管试用期跟进，仓库拿它做低值易耗品登记，就连前台阿姨都自己搭了个‘访客预约-门禁联动’流程。小林最近在琢磨，要不要把咖啡机接进系统，记录每杯美式背后的加班时长。

上周五，我看见技术总监站在‘星辰’门口扫码，系统弹出提示：‘您预约的会议还有8分钟开始，请点击签到。若未按时签到，座位将释放给排队中的产品部。’

他笑了笑，掏出手机点了确认。会议室里，再没有幽灵。