上周五下午四点，项目经理李然在群里发了个截图——一张来自公司OA系统的周报汇总。全组八个人，七个人填了‘本周无进展’，另一个写了‘等待资源’。可就在同一天晚上九点多，我路过办公室，看见这八个人里有六个还在工位上改文档、调流程、接电话。

这已经不是第一次了。我们这个产品迭代小组，明明每周都在系统里‘躺平’，现实中却忙得脚不沾地。问题出在哪？

最开始我以为是目标设定太模糊。后来发现不是。任务都拆解得很细，每个节点也都有负责人。再后来我以为是跨部门协作卡壳，结果一问，大家说‘对方其实配合得不错’。直到有一次，我在蓝点通用管理系统里随手建了个临时看板，把每个人实际花时间做的事一条条列出来，才真正看清了真相：我们根本不是在做项目，而是在修流程。

比如小王，他的周报写的是‘UI走查中’，但实际花了三天在跟IT沟通权限问题——因为他需要访问的设计资源被错误地设成了‘仅限正式员工’，而他是外包。这件事本该十分钟解决，结果因为审批链条不清晰，拖了一周。还有小张，她的任务是‘输出用户调研报告’，但她每天下班前都要花一小时手动整理从三个不同表格里导出的数据，只因为没人统一过字段命名规则。

这些事都不算‘正式任务’，所以没人汇报，也不计入进度。但在系统之外，它们真实消耗着时间和精力。我把这些琐碎事项统称为‘管理摩擦成本’——那些因流程缺陷、权限错配、数据孤岛导致的隐性工作。

更荒诞的是，这些‘摩擦’还反过来污染了管理数据。因为大家知道，只要任务没卡在自己手上，哪怕卡在整个流程的某个缝隙里，责任就不算你。于是所有人都倾向于把阻塞点往外推，然后在系统里写一句‘待上游输入’，既免责又显得清白。久而久之，系统里的状态越看越平静，现实中的火急火燎却越来越多。

我们试过用Excel跟踪这些问题，结果很快演变成新的负担——谁来更新？什么时候同步？版本怎么管理？后来行政给我们推了一个标准化项目管理工具，界面很漂亮，但所有字段都是预设的，没法加‘权限异常’或‘数据清洗耗时’这类自定义项。最后只能放弃。

直到有人提议试试蓝点通用管理系统。起初我没抱希望，毕竟市面上大多数‘通用’系统到最后都不够‘通用’。但这个不一样。它允许我们自己定义数据类型和流程节点。我们建了个‘隐形任务池’模块，专门登记那些不在原计划里却不得不做的事。每条记录可以关联到原始项目，也可以单独分析趋势。

用了两周后，我们导出了一份‘非计划工时分布图’。结果显示，近三成的工作时间消耗在系统适配、权限申请和数据搬运上。我把这张图贴在会议室门口，标题就叫《我们到底在为谁加班》。第二天，技术主管主动找来，说要重新梳理内部资源访问策略。

有意思的是，自从开了这个‘吐槽通道’，大家反而不再抱怨了。因为问题被看见了，也被量化了。更关键的是，系统支持我们自己调整流程。比如现在，每当出现新的权限障碍，责任人可以直接在系统里发起一个‘流程优化建议’，附上截图和耗时记录，自动推送给相关管理者。有些小改动，甚至团队内部就能投票决定是否实施。

上周的周报，我们终于集体填了‘完成率85%’。虽然还是有阻塞，但至少，那些看不见的加班，终于被记进去了。