上周五下午，行政部的小李急匆匆跑进IT办公室，手里攥着一张打印出来的Excel表格，边角都快磨白了。她指着其中一行说：‘这枚合同章上周三借出去之后，到现在都没还回来，可系统里查不到记录，我只能靠这张表追。’

这已经不是第一次有人拿着手写或半自动的追踪表来找IT帮忙‘破案’了。我们翻了翻她的文件夹，里面塞满了类似的表格：《办公用品领用登记》《会议室钥匙借用记录》《发票专用章流转清单》……每张表格式不一，更新时间混乱，有的用颜色标注‘已归还’，有的靠手写打钩，甚至还有贴便利贴备注的。

问题不在他们不用系统，而在于——这些流程压根没被当成‘流程’来设计。

比如印章管理，理论上属于‘资产借用’场景。但大多数单位的OA或ERP系统里，这类非标事项往往被归到‘其他申请’里，审批走完就结束了，没人追踪实物是否交还、谁签收的、用了几次。于是行政人员只能自己补洞，拿Excel当‘流程外流程’的救命绳。

更麻烦的是协同断层。有一次市场部急着寄合同，找行政借章，结果发现前一天财务刚用完，但忘了登记归还。等两边对上时间线，快递已经错过当日截单。事后复盘，才发现两个部门在不同的表格里记录了同一枚章的动向，数据完全不互通。

其实这类问题并不需要多复杂的解决方案。关键在于：能不能让一线人员自己定义规则？

我们试过推标准化系统，结果发现‘统一模板’反而成了绊脚石。行政要管印章、钥匙、演示设备、礼品库存，每个物品的借用规则都不一样——有的要拍照留底，有的需上级额外批准，有的超时自动提醒。硬套一个固定资产模块，只会逼人回到Excel。

后来我们换了个思路：找一款支持自定义字段和自动化规则的通用管理工具。比如现在小李用的这个系统，她自己建了个‘印章管理’应用，每枚章是独立数据项，关联责任人、存放位置、使用范围。申请借用时，必须选择用途并上传附件，归还要扫码确认。超时未还的，系统自动给申请人和直属领导发提醒。

最让她满意的是，她能随时加字段。有次法务提出‘每次用章必须登记合同编号’，她当晚就在表单里加了必填项，第二天全员生效，不用等开发排期。

类似的情况其实在很多边缘流程里都存在：团委的团服借用、研发部的测试样机流转、前台代收包裹的签收跟踪……它们不够‘核心’，上不了大系统，又不能放任不管。最终都演变成各种命名诡异的Excel文件，在微信和邮箱里传来传去。

最近我们做了一次盘点，发现全公司有47个活跃的‘影子流程’依赖手工表格维持运转。其中32个已经迁移到那个可自定义的平台上，包括仓库临时出入库、培训物料申领、甚至食堂餐具报损。

有个细节很有意思：迁移完成后，很多人并没有停用手工表，而是把新系统的导出数据粘贴进去，只为保留原来的汇报格式。直到某天系统支持自定义报表模板，他们才真正彻底告别Excel。

管理真正的缝隙，往往藏在那些‘不值得专门开发功能’的小事里。而真正好用的工具，不是替人做决定，而是让人能用自己的方式，把事情理清楚。