上周三下午三点，市场部的Lisa冲进IT办公室，手里攥着一张截图，脸色发青：‘我们刚发出去的客户邀请函，收件人写的是——test@test.com。’

整个会议室瞬间安静。有人低声问：‘……发了多少封？’

‘八百多。’

不是群发失误，也不是模板没替换，而是系统里一个沉睡三年的‘测试账号’被某个流程自动激活了。更离谱的是，这个账号的归属人早已离职，权限却还挂着‘市场活动管理员’。

这已经不是第一次了。上个月财务发现对账数据异常，追查下去，是两个同名但ID不同的‘张伟’在系统里打架；客服那边也常抱怨工单莫名其妙转给‘admin’，点进去才发现是某个废弃流程的默认接收人。

我们管这些叫‘脏数据’——不准确、重复、过期、归属不明的数据。它们像系统里的蟑螂，平时看不见，一出事就成群结队。

最麻烦的是，没人真正‘负责’这些数据。HR说员工状态变更只同步正式账号；IT说权限分配按部门申请走；行政觉得系统是工具，不该替业务做判断。于是，测试账号、临时角色、历史流程残留，全成了‘三不管地带’。

我们试过几次清理。第一次，IT批量删掉所有带‘test’‘demo’‘temp’的账号，结果第二天销售总监打来电话：‘我的沙盘演练系统登不进去了！’原来他们内部培训一直用一个叫‘demo_sales_lead’的账号跑模拟数据。

第二次，我们搞了个‘数据认领’活动，发邮件让各部门自查。回收上来的表格里，一半写着‘不清楚’，三分之一填了‘已离职’，还有人备注：‘这个应该是以前项目组用的，具体谁我不记得了。’

第三次，我们决定换个思路——不靠人肉清缴，而是让系统自己‘长眼睛’。

我们引入了一个自定义管理工具，允许各团队自己搭小型数据看板。比如市场部建了个‘对外联络账号池’，规定所有用于群发的账号必须登记用途、责任人、有效期，并自动提醒续期或归档。IT也做了个‘权限生命周期表’，员工入职、调岗、离职时，相关系统权限自动触发变更流程，连带着测试账号也要绑定实际使用人。

最有意思的是采购部。他们干脆把‘临时供应商’也纳入了管理，每新增一个非签约单位，就必须填写预计合作周期和对接人，超期未更新的直接进入冻结队列。有次一个外包设计公司三个月没动静，系统自动发了三封提醒后将其标记为‘休眠’，结果对方主动打电话来问：‘我们项目还没结项，怎么就被停了？’——反而推动了内部进度。

现在，那个曾发出800封错误邮件的test@test.com，已经被标记为‘历史遗留-待处置’，并锁定了所有外发权限。每次有人想调用它，系统都会弹出一行红字：‘该账号近三年无活跃记录，上次操作为2021年6月15日，发送“年会邀请函测试版”。是否继续？’

我们开始意识到，管理的本质可能不是追求绝对的整洁，而是建立一种‘可追溯的混乱’。数据可以旧，但不能失联；流程可以复杂，但不能无主。

最近，行政部甚至提议给每个测试账号起名字，比如‘沙盒小王’‘演练李姐’，让它们也‘人格化’。开玩笑说，至少出问题时，能骂出一声‘又是小王乱来！’而不是对着一串字符发愣。

系统不会自己变干净，但只要留一道缝隙让人能看清、能干预、能重新定义，那些藏在角落的脏数据，也就掀不起什么大浪了。