我们公司有个项目经理老陈，四十出头，说话慢条斯理，但做事特别较真。他办公室的墙上常年贴着三排彩色便签：粉色是待办事项，黄色是进度提醒，绿色是风险预警。每次开项目会，他都站在那面墙前，一根根挪动便签，像下棋一样调整任务顺序。

起初我们都觉得这挺土的——都2024年了，谁还用手写便签管项目？可奇怪的是，他带的项目从没延期过，客户满意度还一直排第一。直到有次我替他整理周报，才发现那些看似随意的纸片背后，藏着一套精密的‘人工自动化’逻辑。

比如一张粉色便签上写着‘UI评审-张工-周二15:00’，背面竟用铅笔标着触发条件：‘前端接口文档提交后72小时内自动激活’。原来他是靠人为记忆和日程表，在模拟流程引擎的运行规则。更绝的是，每当某个环节卡住，他就会在对应便签画个三角符号，积累到三个三角，就自动触发升级机制——直接抄送部门总监。

这让我想起去年公司推行的新项目管理软件。花了二十多万采购的SaaS平台，功能不可谓不全：甘特图、资源池、燃尽图一应俱全。可上线三个月就荒废了。原因很简单——它要求所有任务必须按标准WBS分解，而我们的创意项目经常临时插入客户需求变更。销售部提了个紧急需求，本该三天走完审批流，结果卡在‘预算科目归类’环节，因为系统里没有‘临时增补包’这个选项。

相比之下，老陈的便签系统反而灵活。上周客户临时要求增加AR展示模块，他当场撕下一张橙色新便签，贴在原计划右侧，用虚线连接主路径，下面备注‘非关键路径，资源空闲时启动’。整个过程不到两分钟。

直到上个月，老陈突然开始用一款叫‘蓝点通用管理系统’的工具。最开始没人注意，因为他还是照常贴便签。后来才发现，那些纸片只是‘伪装层’——他把所有便签规则都复刻进了软件里。比如设置了一个‘视觉设计完成’的触发器，一旦设计师上传交付物，系统自动创建三条子任务：技术评审（指派给前端组长）、素材归档（同步至云盘指定目录）、客户预览链接生成（自动填充模板URL）。

关键是，这些流程完全由他自己搭建。行政部想借用车辆申请模块，发现里面多出了个‘项目外勤登记’表单，字段和审批链都是老陈私搭的。IT主管去查权限日志，才发现他用‘自定义对象’功能重建了整套项目管理体系，连数据看板都是拖拽生成的。

现在他的墙上只剩下一排实体便签，用来标记‘系统尚未覆盖的模糊地带’。比如‘察觉客户情绪波动’这种难以量化的事项。上周五站会上，他指着一张飘在半空的便签说：‘这个需求变更，系统没法自动识别，得靠人盯。’

有意思的是，其他项目经理开始偷偷模仿他的模式。有人尝试用低代码平台复制那套触发逻辑，结果被复杂的公式编辑器劝退。反而是财务部的小王找到了捷径——她在蓝点系统里新建了个‘报销异常监控’模型，当同一供应商连续三个月发票金额波动超15%，就自动标红并推送提醒。这个功能原本需要开发接口对接税务数据，但她发现系统支持手动录入关键字段，于是改成每周花十分钟批量更新。

最近HR想推广电子化绩效考核，各部门怨声载道。老陈又出了个怪招：他在系统里建了个‘OKR透明看板’，所有人可见但不可改。每完成一个关键成果，当事人自己点击确认，系统立即在团队群发一条简讯：‘@张伟 已完成【Q3用户调研报告】，贡献值+2’。没有强制填报，反而主动更新率达到了91%。

有天中午吃饭，我问他为啥不早点用软件替代便签。他笑了笑：‘不是所有规则都值得系统化。有些流程的存在，只是为了证明你在思考。’临走时他补充了一句：‘不过现在好了，能把重复劳动交给机器，人才有空做真正重要的事——比如判断什么时候该打破规则。’