茶水间的白板，成了公司最热闹的地方

上周五下午，我路过茶水间，看见IT部的老李又在白板上涂涂画画。他面前围着三四个同事，有行政的、有生产部的，甚至还有财务的小王——这人平时连打印机都不会换墨盒，居然也凑上来问：‘那我要报修投影仪，是不是先点你那个系统里的“资产”？’

我端着咖啡愣住了。半年前，我们公司维修一台扫码枪，得先找行政登记纸质单，再等IT排期，有时等三天都没人上门。现在倒好，连财务都主动用起了维修申报。

这一切，是从老李受不了‘救火式运维’开始的。

维修单像外卖订单一样被‘接单’

老李管着全公司一百多台设备，从会议室投影到仓库PDA，但真正让他崩溃的不是技术问题，而是沟通成本。他曾统计过：自己每天花在确认‘谁要修’‘修什么’‘在哪台’上的时间，占了工作时长的60%以上。

‘有一次，生产部说扫码枪连不上系统，我赶过去发现是没电。他们自己有充电座，但没人知道要先充两小时。’老李翻着白眼回忆，‘还有一次，行政报修显示器黑屏，我拆开一看，电源线被拖把绊掉了。’

他决定做个内部小工具，把报修流程标准化。最开始他想用OA系统加个表单，结果发现字段不够用——比如，不同设备需要填写不同的序列号、保修状态、使用部门；维修过程还要记录耗材更换、工时分配，甚至关联采购订单。

‘标准OA只能走流程，没法做数据联动。’他说，‘我不想每次还得手动查这台笔记本是不是还在保修期。’

后来他在一个技术论坛看到有人提‘低代码自定义系统’，顺手试了蓝点通用管理系统。让他意外的是，这个软件不像其他管理工具预设好模块，而是让人自己搭‘数据模型’和‘流程引擎’。

他花了三个晚上，建了‘设备档案’库，把每台资产的型号、采购日期、维保截止日都录进去。然后做了个‘维修工单’流程：员工提交时自动关联设备信息，系统判断是否在保；审批后自动派单给对应工程师，并根据紧急程度进不同队列；维修完成后，还要上传照片和耗材记录。

最妙的是，他设了个规则：如果同一设备三个月内报修超过两次，工单会自动抄送部门主管，并生成预警报告。

流程上线第一周，就拦住了一笔不该花的钱

上个月，前台小张的电脑频繁死机，按流程报修后，系统显示这台笔记本已过保，需走采购审批。但就在IT准备报价时，系统跳出提示：该设备近两个月已被报修四次，且三次为硬盘故障。

老李调出历史记录，发现这台机器出厂时硬盘就是残次品，只是之前没人汇总数据。他拿着报表去找采购，直接申请了批量返厂检测，最后追回了六台同批次问题机的维修费，省了将近两万。

‘以前这些碎片信息散在邮件、微信、纸质单里，根本拼不起来。’老李说，‘现在系统自己就能‘看’出问题。’

不只是IT在用，行政也开始‘抄作业’

维修系统跑顺后，行政部的王姐来取经。她们一直头疼办公用品申领——每月A4纸消耗量波动大，总有人说‘我没领那么多’。

她照着老李的思路，在同一个系统里搭了‘物资申领’模块。每个人申领都要走电子流程，关联工号和部门预算，还能设置月度限额。更聪明的是，她把打印机的碳粉余量数据接进来，当某台设备低于20%时，系统自动提醒对应区域人员可申领新碳粉。

‘现在不用月底对账了，谁用了多少，系统清清楚楚。’王姐笑说，‘连老板都夸最近文具采购降了18%。’

为什么他们没选那些‘专业’维修管理软件？

有人问老李，为什么不买市面上的固定资产管理系统？他说试过两款，功能是全，但要么字段不能改，要么流程僵化。‘比如他们默认维修必须经过二级审批，可我们产线设备坏了，等审批完生产线都停了。’

而蓝点这类系统的好处是，人人都是设计者。老李不懂编程，但靠拖拽字段、设置条件，硬是搭出了贴合实际业务的流程。而且所有模块都在一个平台，数据能打通——比如维修工单可以关联预算科目，自动计入部门成本。

现在公司里，连市场部都开始用它管活动物料出入库。老李的白板还没擦，上面已经画满了新点子：‘下个月试试把培训签到和证书到期提醒也接进来……’

茶水间依旧热闹，只是话题从‘我电脑又蓝屏了’变成了‘你那个流程能不能复制给我用？’