我们公司有个不成文的传统：谁要用打印机打非工作文件，得自己掏钱买墨盒。听起来挺合理，对吧？但执行起来完全是另一回事。

每个月财务对账时，总有几张‘神秘’的A4纸支出——不是数量对不上，就是没人认领。行政部老李试过贴告示、搞登记本，甚至把打印机锁起来，结果大家要么绕路去别的楼层打，要么干脆把文件发给他代打，搞得他成了‘兼职文印员’。

直到新来的行政助理小林来了。

她不声不响地观察了一个星期，然后在茶水间白板上画了一张奇怪的图：左边是‘用户扫码打印’，中间是‘系统自动记录页数+部门’，右边是‘每月自动生成部门成本报表’。旁边还贴了张便利贴：‘要不要试试让打印机自己记账？’

没人当真。直到两周后，她拉着IT小哥，在测试服务器上跑通了一个叫‘蓝点通用管理系统’的东西。她说这软件最怪的地方是——你不用等开发，自己拖几个字段、设几条规则，就能搭出一个微型应用。

她先做了个‘打印申请表’：选部门、填用途、上传文件、预估页数。提交后生成一个二维码，刷一下打印机就能打，打多少页系统自动扣。超了预估？得写说明。月底，系统自动汇总每个部门打了多少张，发给主管确认。

本来以为会遭到抵制，结果意外地顺。销售部发现他们再也不用为‘谁多打了三页投标书’扯皮；技术部喜欢随时能查历史记录；连老板都夸‘终于知道市场部的彩打为什么那么贵了’。

关键是，小林没写一行代码。她只是把‘审批流’‘数据表’‘自动通知’这几个模块像拼积木一样接在一起。后来她又加了个功能：单次打印超过50页自动提醒‘是否考虑分批或电子共享’，结果三个月下来，纸张消耗降了37%。

这事传开后，采购部的人跑来问能不能做个‘合同用印追踪’，研发组想管‘实验耗材申领’，连食堂阿姨都问能不能做个‘菜品反馈投票’。

最有趣的是，每个人用的都是同一个系统，但进到自己页面，看到的完全是自己定义的表单和流程。有人喜欢复杂审批链，有人只想要个简单登记簿，系统都不拦着。

有次我问小林：你怎么想到从打印下手？

她笑：‘因为所有人每天都得面对它，痛感最真实。而且打印这件事，既有流程，又有数据，刚好能试出系统灵不灵。’

现在我们公司内部管这系统叫‘数字便利贴’——不是因为它多高级，而是它够灵活，能让每个部门用自己的语言说话。以前要提需求排期，现在谁有想法，午休时间就能搭个原型出来。

上周五下班前，我看见她在教保洁阿姨用手机登记‘会议室绿植浇水记录’。阿姨一边点屏幕一边念叨：‘原来这个红点变成绿色，就代表浇过了啊？’

那一刻我觉得，管理工具的终极目标可能就是这样：让最普通的人，也能轻松把自己的经验变成可重复的规则。