上个月，我们办公室那台老夏普又卡纸了。这次没人骂街，也没人蹲在边上拍打进纸口。行政小王只是打开手机，点了几下，五分钟后保洁阿姨拎着吸尘器进来清理碎纸，十分钟后IT老张背着工具包出现，顺手换了个搓纸轮。

最神奇的是，这事儿发生前两天，小王根本不知道打印机要坏。

他看到的是系统里一条自动生成的提醒：‘设备ID-PRN07，近7天卡纸次数达6次，建议巡检’。这条信息来自蓝点通用管理系统里他自己搭的一个‘设备健康看板’，数据源是过去半年大家随手填的维修登记表——以前那张贴在打印机旁边的A4纸，上面密密麻麻全是字，还有咖啡渍。

说起来，那张纸是我们公司管理‘隐形资产’的起点。谁修过、什么时候修的、换了什么零件，全靠自觉填写。结果就是，财务盘点时发现有三台打印机不在账上——其实早就报废了，但没人走流程。

后来小王试着把这张表搬进蓝点系统。他没学过编程，但那个拖拽式界面让他照着‘采购申请流’的样子，自己画了个‘设备报修→处理→反馈’的流程。每个打印机贴上二维码，扫码就能提交问题。他还加了个字段叫‘故障频率’，系统自动统计每周每台机器的报修次数。

没想到，这功能上线一个月，IT部门开始抱怨：‘你们行政是不是在监控我们？’原来他们发现，有两台老旧机型占了全公司70%的维修工单。管理层一看数据，三天后就批了更换预算。

更意外的是研发部。他们看到行政在搞设备看板，也去蓝点系统里建了个‘开发机状态追踪’。每台测试服务器贴标签，扫码登记使用人、用途、维护时间。之前总有人偷偷把测试机当下载机用，现在谁用了多久，系统一清二楚。有次一个实习生忘了关压力测试脚本，系统第二天就弹出资源占用异常提醒，避免了一次线上事故。

我问小王为啥不直接买现成的ITSM软件。他说试过两个，光部署就要两个月，还得付年费，关键是‘它们管的是标准IT流程，可我们连设备编号规则都没统一过’。而蓝点的好处是，你可以先拿Excel导入现有数据，再慢慢调整字段和流程。就像拼乐高，缺哪块补哪块。

最近他又在折腾新东西。发现保洁阿姨总记错会议室清洁顺序，他就做了个‘清洁任务轮转图’。系统根据预约数据预测哪个房间使用频率高，自动生成优先级任务推送给保洁手机。上周董事长临时开会，进去时发现白板没擦，正要发火，结果三分钟内阿姨就冲进来处理完了——她手机刚收到一条加急推送。

最绝的是财务部。他们本来反对这种‘谁都能改系统’的做法，怕数据混乱。结果有次月结发现差旅报销异常，反倒是靠蓝点里销售部自己建的‘客户拜访轨迹表’找出了问题：三个销售重复报销了同一城市的交通费。这张表原本只是为了方便申请用车，结果成了审计线索。

现在我们公司有个不成文规定：凡是要贴纸的地方，先想想能不能做成数字工单。茶水间的咖啡豆快没了？扫码登记，库存低于两包自动邮件通知采购。绿植该浇水了？责任人手机每周收一次提醒。就连前台收到快递，也要扫一眼面单，系统自动记录‘XX部门有包裹到达’，取代了过去那个写满名字的黑板。

有次团建吃饭，技术总监喝多了说：‘你们行政现在比我们还会玩系统。’小王笑了笑：‘不是我会玩，是现在谁都能把自己那摊事理清楚。以前总觉得管理软件得等大项目，其实很多问题，就是从一张脏兮兮的登记表开始的。’