法务部老李的‘合同生日提醒’，是从一张自定义卡片开始的

老李在公司干了八年法务，最怕两件事：一是半夜收到业务部门发来的‘紧急合同’，二是月初财务来问‘XX服务协议续签了吗？’

上个月他就栽在这上面。一份关键的IT运维外包合同到期前两周没人提醒，等到财务准备付款才发现已过期，临时补签差点影响系统维护。老板没明说，但周会上那句‘有些支持性工作要前置’，大家都懂。

其实不是没人管，是管不过来。法务部三个人，管着全公司三百多份活跃合同，从供应商采购到场地租赁，从保密协议到项目合作。以前用Excel登记，列了十几个字段：合同编号、甲方乙方、签署日期、到期日、续约条件、归档位置……看起来挺全，可真到用时，要么筛选漏了，要么别人改乱了格式，更别说自动提醒了。

行政倒是推过一次统一的合同管理系统，界面很正式，流程也规范，但光一个合同类型就要选七级分类，上传还要扫描件命名按规则来。老李试了两天就放弃了——他宁愿手写台账，也不愿花半小时录一份合同。

转机来自市场部的小林。有天午休碰见，老李抱怨完现状，小林随口说了句：‘你这不就是需要个能自己搭的提醒工具吗？我们做活动排期，早不用Excel了。’

她掏出手机，给老李看了个界面：一张卡片，上面是即将到期的赞助协议，背景标成黄色，点进去能看到扫描件、联系人、历史沟通记录，还有个‘发起续签’按钮，一点就走审批流。最关键是，这东西是她自己拖拖拽拽做成的，没找IT，也没填申请单。

‘这不是软件，是积木。’小林说，‘你要啥字段就加啥，想啥时候提醒就设啥规则。我连“合作方对接人星座”都加过，为了记他们脾气。’

老李半信半疑，但还是注册试了试。他没学复杂的模块设计，就从最痛的点下手：到期提醒。

第一步，建了个‘合同库’，只设五个必填项：名称、对方单位、金额、签署日、到期日。够用了。

第二步，设置智能提醒。不是简单的提前三天弹窗，而是分层触发：到期前30天，卡片变浅黄；前15天，变橙色并推送消息给负责人；前7天，自动发邮件给相关业务接口人抄送老李；前3天还没动作，直接进待办列表置顶。

第三步，加了个‘续约状态’下拉框：未启动、沟通中、已确认、已重签、终止合作。每次更新，关联的日历视图和统计看板自动刷新。

最让他意外的是‘复制模板’功能。第一份技术服务合同设好了字段和流程，后来的直接复制，改几个字就行。原来录一份要十分钟，现在三分钟搞定。

他还偷偷加了个‘备注’字段，专门记些潜规则：比如‘张总每年都要砍5%价格，提前预留空间’，或者‘法务王律师喜欢周五下午三点前反馈’。这些没法写进正式系统的话，在这里成了活知识。

用了两个月，变化悄然发生。财务不再追问他合同状态，因为他们的报表能直接对接这个库；业务部门也开始主动查到期日，而不是等出事再甩锅法务；甚至IT部来问能不能把这提醒接入企业微信日程——他们发现老李团队最近从不误事。

上周五下班前，老李收到一条新提醒：一份明年到期的战略合作协议，距离触发首次预警还有280天。他点了‘标记为已阅’，顺手在备注里写下：‘提前约对方COO打高尔夫’。

这系统不完美，不能替代法律判断，也不能替他谈判。但它把那些本该被记住却总被遗忘的时间点，变成了不会迟到的备忘录。就像办公桌角落那盆绿萝，没人天天盯着浇水，但它绿着，你就知道一切还在正常运转。