上个月，行政部那台用了五年的惠普MFP M437突然罢工。不是卡纸，也不是墨盒问题，而是系统反复报错‘无法识别硒鼓’。维修师傅来了两趟，最后说：‘你们这机器，被非原装耗材搞得‘免疫系统紊乱’了。’

这话听着玄乎，但细想还真有点道理。我们公司用的硒鼓，早就不是原厂货了。每次采购都写‘兼容型号’，价格便宜一半，可实际用起来，寿命参差不齐，有的撑三个月，有的一个月就漏粉。

真正让我警觉的，是财务小林在做季度成本分析时随口一句：‘咱们打印耗材年均支出比隔壁组高23%。’

怎么可能？我们用的明明更便宜。

我开始翻记录，Excel表里只有‘采购日期’‘数量’‘单价’，没人记哪台打印机用了哪个批次的硒鼓，也没人跟踪一支硒鼓到底打了多少页。换言之——我们买的是‘黑箱耗材’。

于是我和IT老吴合计，干脆做个追踪表。最开始想用共享表格，但问题来了：

• 谁换的硒鼓？
• 换到哪台设备？
• 旧硒鼓回收了吗？
• 打印量有没有突变？

光靠Excel，得手动关联四五张表，还得提醒大家填。试了两周，除了我没人更新。

后来老吴提了一嘴：‘你试试蓝点那个系统，上次人事做试用期跟进就是用它搭的。’

我没抱太大希望，但花了半小时拖拖拽拽，真搞出个‘耗材生命周期追踪器’。

新建了几个字段：

• 耗材类型（硒鼓/墨盒/碳粉）
• 兼容设备型号
• 入库批次
• 领用人
• 安装时间
• 关联打印机
• 启用时打印计数（拍照上传）
• 停用时打印计数
• 回收状态

最关键是加了个‘自动计算单页成本’公式：(单价 / (停用计数 - 启用计数))，单位：元/页。

然后设了两个视图：

• 管理员看‘成本排行’，一眼看出哪种耗材最烧钱；
• 行政同事看‘待办清单’，提醒谁该交旧硒鼓、谁还没登记安装。

还悄悄加了个‘异常提醒’：如果某台打印机月打印量突然涨50%，自动标红，附上最近三次更换记录。

结果第一周就发现问题：三楼那台佳能，月打两万页，用的却是标称‘一万页寿命’的廉价硒鼓。实际算下来，单页成本反而是原厂的1.8倍。

更离谱的是，有批‘兼容硒鼓’根本没进系统，是部门自己采购的，出了问题直接扔了，连回收都没走。这部分隐形支出，一年竟有近两万。

现在，所有耗材入库必须扫码登记，领用绑定责任人，换下旧件要拍照上传回收点。IT还能看到各设备的耗材健康趋势。

最意外的收获是，保洁阿姨现在路过打印机，看到地上有漏粉的硒鼓，会主动拍照发群里，说‘老张，你家孩子又吐了’。

上周开会，老板问行政费用为什么连续两季下降。我说：‘因为我们终于知道，省钱不是买得便宜，而是看得清楚。’

散会后，财务小林偷偷问我：‘那个系统……能不能用来管办公零食申领？’