上个月，市场部临时要办一场客户闭门会，行政临时调会议室，结果发现三个可容纳十人的房间全被占了——一个写着‘战略复盘’，一个标着‘产品脑暴’，还有一个只潦草地画了个笑脸和‘别进！在开会！’。

大家站在白板前愣了几秒，最后是实习生小林伸手擦掉那张笑脸，在下面写了句：‘能不能至少写清楚谁在、几点开、大概多久？’

没人接话，但那天之后，我们开始留意起会议室白板上的‘信息质量’。不只是谁占了房间，而是这些随手写的字，有没有传递出足够的上下文？比如‘脑暴’到底有没有产出？‘复盘’是真复盘还是变相周报？那个笑脸背后，是不是每次都是同一个团队在占用资源却从不留痕迹？

这事儿后来被技术部老吴看到了。他没说话，默默用公司内网的蓝点通用管理系统搭了个‘会议看板’。不是那种复杂的审批流，就是一个简单的自定义表单，字段就五个：会议室、时间、主题、负责人、预期成果（可选填）。提交后生成二维码贴在门上，扫一眼就知道里面在干什么。

最开始大家觉得多此一举。‘我又不是不会擦白板！’有人抱怨。但两周后，变化悄悄出现了。

财务发现，原来每周三下午被‘战略讨论’占掉的2号厅，实际上有三次根本没人来齐过；人力注意到，某些部门所谓的‘紧急会议’平均时长只有18分钟；而产品总监更是直接说：‘你们有没有发现，最近‘待定议题’变少了？因为现在谁都不敢随便写“继续讨论”了——得填个正经主题。’

其实系统本身没做什么智能分析，它只是把模糊的行为变成了可追踪的数据点。而且因为是自定义的，谁都能改。行政加了个‘设备需求’字段，IT顺手接上了投影仪预约；后来研发组自己加了个‘是否涉密’选项，自动触发摄像头关闭提醒。

最有意思的是，那个曾经只画笑脸的团队，现在反而填得最认真。据说是因为有一次老板扫了他们的码，看到主题写着‘聊聊想法’，当场问：‘聊出什么了？’从此他们学会了写‘探索A方案可行性，目标输出3个假设’。

这事儿让我想起去年我们试过的一个AI会议纪要工具。花哨得很，能语音转文字、自动提炼重点、甚至给每个人生成待办。但我们用了两周就停了——不是不好用，而是大家开会更敷衍了。反正有AI总结，有人干脆低头刷手机。而这个简陋的二维码看板，反而让会议变得更‘重’了。因为你得先想清楚目的，才能填进去。

管理软件常被设计成‘让人省事’的工具，但有时候，让人稍微‘麻烦一点’，才是真正的优化起点。就像我们现在有个不成文规定：如果白板上只画了个箭头或感叹号，行政有权直接擦掉并贴上打印好的系统预约单。

前几天我路过3号厅，看见新人在教老员工怎么用手机扫码更新会议状态。墙上还留着最初的涂鸦痕迹，但角落多了一行小字：‘这里曾经诞生了一个系统。’