上周三下午，行政主管林姐在整理月度排班表时，发现保洁张阿姨的打卡记录连续三天缺勤。她正准备打电话询问，却看见张阿姨提着拖把从茶水间走出来，围裙上还沾着半干的咖啡渍。

‘您不是请假了吗？怎么还在上班？’林姐问。

‘没请假啊，我每天都来了。’张阿姨一脸疑惑，‘就是这两天系统打不了卡，我就先干活，等修好了再补。’

林姐立刻意识到问题出在考勤系统对接上——外包人员的打卡权限偶尔会因同步延迟失效，而行政这边根本收不到提醒。更麻烦的是，保洁团队是轮班制，交接全靠口头沟通，谁今天扫哪层、换不换垃圾袋，全凭记忆和默契。一旦有人临时替班或调岗，信息就容易断层。

这已经不是第一次出问题了。上个月，五楼会议室开完会没人清理，客户差点滑倒；前天技术部反馈洗手间纸巾架空了一整天，查下来才发现当天负责那片的保洁误以为自己调去了B座。

‘我们得换个法子管这事。’林姐下定决心。

她试过用Excel做动态排班表，但每次调班都要手动改、反复发群，版本一多就乱套。也试过公司现有的OA系统加个任务模块，结果发现流程太死板：必须按固定模板填区域、时间、负责人，连‘顺手把门口绿植擦一下’这种小事都得走审批，保洁大姐们嫌麻烦，干脆不录。

后来，IT部的小王推荐她试试蓝点通用管理系统。说是‘通用’，其实是能让人自己搭管理工具。林姐花了一个午休时间，在上面建了个‘保洁协作看板’。

她先把所有保洁人员拉进系统，按楼宇、楼层划分责任区，每个人有独立账号。然后设计了一套轻量流程：每天早上，当班人员登录后勾选自己负责的区域，系统自动推送当日清洁清单（比如‘更换三层女卫卫生巾盒衬纸’），完成后拍照上传，标记完成时间。如果有临时替班，交班人可以在系统里‘移交任务’，接班人收到通知，直接接手，所有记录留痕。

最让她满意的是自定义提醒功能。比如，地下车库每周二要深度洗地，她设了每月第二个周二上午9点自动提醒主管派工；又比如，某台咖啡机旁的地面容易湿滑，她在该区域加了‘每两小时巡查一次’的浮动任务，超时未完成就标红预警。

用了两周后，异常打卡的问题少了80%。更重要的是，信息透明了。有一次张阿姨发烧请假，她提前在系统里点了‘替班申请’，系统自动推给其他三人，李大姐秒接，还顺手把当天新增的‘接待日额外清洁’任务一起领了。林姐在后台看得清清楚楚，连交接细节都有记录。

还有一次，财务部发现保洁服务费突然上涨，怀疑有人虚报工时。林姐调出系统数据，按人、按区域、按任务类型导出工时统计，发现是因为新开了两个楼层，实际工作量确实增加了。她把图表一贴，误会当场解除。

现在，那张曾经被咖啡渍弄脏的纸质排班表已经贴在了仓库门后，成了‘历史文物’。而茶水间的白板上，多了一个二维码，写着：‘今日保洁任务，请扫码查看’。

前几天，张阿姨悄悄问林姐：‘那个小系统能不能加个功能？我想把我常用的清洁剂配比记进去，新人来了也能看。’

林姐笑了笑，说：‘你要是会用手机，就能自己加上去。’