上个月底，我们公司那台用了三年多的老打印机终于撑不住了，彻底罢工。维修师傅拆开一看，说不是机器问题，是长期使用劣质碳粉和频繁加粉导致内部零件磨损严重。他顺口问了一句：‘你们是不是经常自己换粉？’

这一问，把行政主管老李问懵了。

我们公司一直走节约路线，打印机耗材都是采购后由行政人员自己动手加粉，省下整 cartridge 更换的成本。账面上看，每年耗材支出比行业平均低30%，一直是行政部门的‘节流标杆案例’。可现在机器提前报废，维修费加上新机采购，算下来可能比换新 cartridge 还贵。

更蹊跷的是，财务核对时发现，过去一年采购的碳粉量，理论上足够支撑三台打印机用两年。可我们只有一台主力打印设备。剩下的粉去哪儿了？

没人说得清。

有人说是加粉损耗大，有人说是部分部门偷偷拿去给私人打印机用，还有人怀疑供应商发的货本身就缺斤短两。一时间，办公室里风声鹤唳，甚至有人提议要给碳粉桶贴封条、拍照留痕。

老李没急着搞形式主义管控，而是拉上了IT部的小陈一起盘数据。问题是，现有的行政台账是Excel表，每个月记录一次采购和领用，字段只有‘名称’‘数量’‘领用人’，连‘用途部门’和‘对应设备编号’都没有。想查哪次加粉对应哪台机器、用了多少、谁操作的，根本无从下手。

小陈试了几个市面上的固定模板行政管理软件，不是功能太重就是改不了字段。直到他在一个技术论坛看到有人提到‘蓝点通用管理系统’——这玩意儿不预设流程，所有表格、字段、审批链都能自己搭，像搭积木一样。

他花了两个晚上，建了个‘耗材生命周期追踪表’。每一批碳粉入库时生成唯一编码，记录品牌、重量、采购价、供应商；每次加粉，必须填写设备编号、操作人、加粉量、前后打印页数；报废的硒鼓也要拍照上传，标记回收状态。还加了个自动提醒：当某台设备加粉频率异常升高，系统会标黄预警。

试运行第一个月，就发现问题出在‘半包领用’上。原来有些同事图方便，领一整瓶碳粉回去自己加，但实际只用一半，剩下半瓶不知所踪。因为没有闭环登记，这部分消耗一直被计入正常损耗。

新流程规定：所有耗材领用必须关联具体任务单，用不完要退回并登记余量。同时，打印机加装了计数芯片，每月导出实际打印量，和加粉次数做交叉比对。

三个月下来，碳粉月均消耗下降了41%，更重要的是，设备故障率也跟着降了。IT部顺手把这套逻辑延展到了投影灯泡、键盘鼠标等易耗品管理上，甚至连茶水间的咖啡豆开封日期都开始追踪了。

最意外的收获是，财务发现通过历史数据对比，找到了两家虚报容量的供应商，重新谈判后，年度耗材预算直接砍掉了18%。

前几天开会，老板笑着对老李说：‘一台打印机坏得值啊。’

其实哪有什么偶然的发现，不过是以前那些看不见的缝隙，现在被一张张细密的表填上了。