去年年中团建，我们部门去莫干山住了两天。回来报销的时候，财务部卡住了——人数对不上。明明报名47人，发票开的是51人，人均费用直接飙了18%。财务问行政小林要原始名单，结果翻出三张表：一张微信接龙截图、一张Excel手动勾选、还有一张手写在笔记本上的临时增补名单。

没人知道到底谁去了。

更离谱的是，后来发现有两个实习生根本没去，但名字出现在付款名单里；而一个临时加入的总监助理，反倒没被录入系统，最后自己垫了钱。这件事最后以‘特殊情况特殊处理’收场，但财务私下和我说：‘下次再这样，不批。’

今年年初，小林决定不再碰这种灰头土脸的事。她没去找IT开发新系统，也没买那种动辄上百万的一体化HR平台，而是自己鼓捣了一个东西——叫‘动态参与人清单’。

听起来玄乎，其实就是一张能‘记住规则’的电子表。比如，报名截止后新增人员必须由部门负责人确认；比如，一旦某人缴费状态变成‘已支付’，就不能再从名单里消失；再比如，每个人对应的交通、住宿、餐饮成本会自动关联，实时汇总总预算消耗。

最狠的是，这张表还能‘反向提醒’。团建前五天，它弹出一条通知：‘当前实付人数53，预算上限50人，超编3人，预计超支￥6,840。’ 小林点进去一看，是市场部两位同事重复提交了报名信息，系统原本没去重，现在却被自动标红了。

她后来告诉我，这工具其实是个叫‘蓝点通用管理系统’的软件搭的。她说她一开始只想做个能多人编辑的在线表格，结果发现这个系统厉害在‘不用等开发，自己就能画流程、设字段、定规则’。比如她给‘是否自驾’加了个字段，系统就自动判断要不要生成停车补贴单；又比如设置了‘健康申报必填项’，没填的人压根没法完成最终签到。

有次技术部老吴想偷偷带家属，报了名又不交费，以为能蹭个免费名额。结果系统检测到‘同行人数量 > 缴费人数’，自动发邮件抄送了部门主管。老吴尴尬地主动撤回申请，还请小林喝了奶茶。

这事儿传开后，别的部门也开始‘借’她的模板用。销售部拿去管客户拜访预约，把‘是否携带样品’和‘样品出库单’联动起来；培训组用来跟踪新员工入职准备，谁缺体检报告、谁还没领工牌，一目了然。

最绝的是，这些都不是预设功能，而是用户自己‘拼’出来的。就像小林说的：‘我不是程序员，但我清楚我们行政要什么——不是大而全的模块，而是一个能跟着需求长大的工具。’

前几天我路过她工位，听见她在教新来的实习生：‘你看，这个人选了“高铁出行”，系统自动生成报销项目，但你要记得检查出发站是不是公司所在地，不然容易报错。规则是死的，人是活的，但工具得两边都能接得住。’

她说话时，屏幕上那个‘动态参与人清单’正安静地跑着数据流。右下角显示：当前总人数 49/50，预算使用率 97.3%，异常预警：0。