行政小赵最近发现一件怪事。

公司最大的那间会议室，每周三下午2点到5点，总是显示‘已预订’。可每次她路过，门开着，灯关着，投影仪没开，桌面上连杯水都没有。一连三周都是这样，系统里却清清楚楚写着‘项目复盘会（PMO）’，负责人是李总监。

可李总监说他从没订过。

这间会议室能坐16人，带远程会议设备，是全公司最抢手的资源之一。现在每周凭空‘蒸发’3小时，其他部门叫苦连天。IT查了日历权限，没人越权；邮件通知也发了，但没人回应。小赵开始怀疑——是不是有人在‘占坑’？还是系统出bug了？

她没急着找IT，而是把过去两个月的预订记录导出来，做了个简单的分析表：按部门、时间段、创建人、实际使用情况打标签。结果让她吓一跳——光是周三下午，就有7次‘预订未使用’，累计浪费了21小时。更离谱的是，这些预订都来自同一个账号：li.zj@company.com，但登录IP却分布在三个不同办公区。

这明显是有人用李总监的账号批量占会议室，而且换地方登录。

问题来了：怎么证明？又怎么防止再发生？

小赵试过几个办法。先是加了个审批流程，结果大家抱怨‘订个会还要等领导批，黄花菜都凉了’；后来改成提前48小时释放机制，但总有‘特殊情况’要特批，最后形同虚设。她甚至想贴张纸条：‘请勿恶意占位’，可转念一想，这不等于承认管理失控吗？

直到她在同事群里看到有人聊‘蓝点通用管理系统’。

说是他们部门用来管设备借用的，谁借谁还、超时自动提醒，还能自定义规则。小赵抱着试试看的心态注册了个免费版，没想到三天就搭出了一个‘智能会议室管理模块’。

她做了几件事：

第一，把所有会议室做成‘资源卡片’，每张卡绑定摄像头状态（通过API对接门禁系统）、电源使用数据。如果预订了但门没开、电没用，系统自动标记‘疑似未使用’。

第二，设置‘动态释放规则’：预订后48小时内未确认，或会议开始前1小时无人刷卡进入，资源自动释放回池。

第三，最关键的——她加了个‘行为指纹’字段。每次预订时，系统会记录创建人、设备、IP、地理位置。如果同一账号在短时间内从不同地点频繁操作，就会触发预警，消息直接推给行政和该账号直属主管。

上线第一周，那个‘幽灵会议’又出现了。这次系统不仅标红提醒，还自动生成了一张使用对比图：预订人IP来自外包区，而当天李总监在总部开会，打卡记录清清楚楚。小赵把截图发到管理层群，一句话都没多说。

第二天，IT就查到了真相：原来是某部门为了确保每周例会有地方开，让实习生用领导账号提前占位，还教他们用公共电脑登录避开监控。

事情处理完，小赵没搞通报批评，而是把这套规则复制到了打印管理、车辆预约、甚至茶水间微波炉时段分配上。现在财务部想打印一份合同，超过50页就得走审批；销售部用车，系统会看司机排班和油卡余额；就连行政自己，也能看到‘下周哪天咖啡机最容易排队’。

有人问她这系统叫啥，她说：‘就一个表格工具，但能让你定规矩，还能让规矩自己干活。’

其实她知道，真正厉害的不是功能多强，而是它允许普通人像搭积木一样，把自己的管理逻辑变成可执行的规则。你不用懂代码，也不用等IT排期。一个想法，一顿午饭时间，就能变成自动运转的流程。

上周公司搬家，别的部门还在为工位分配吵架时，小赵已经默默上线了‘座位匹配器’：输入部门、协作频率、静音需求，系统自动推荐最优组合，还能模拟搬迁动线。HR笑着说：‘你这哪是行政，简直是流程架构师。’

她笑了笑，没告诉任何人，这个‘匹配器’，也是用同一个系统做的。