技术部的打印机总是出问题，不是卡纸就是没墨。可最让人头疼的，不是机器坏，而是没人知道什么时候该换硒鼓、谁该去领新墨盒。

以前，大家都是靠‘吼’——

‘老刘！C205的黑墨又没了！’

‘行政！我们这边硒鼓快见底了！’

声音大不大，决定了能不能及时补上。有几次项目赶工，打印到一半断墨，图纸打了一半，人急得直拍机子。后来有人提议建个微信群专门报耗材，结果群消息三天就沉了。有人发了申请，没人回应；有人重复领了两盒，塞在抽屉里忘了用。

直到有天，技术部的小周在茶水间听见行政抱怨：‘你们那个打印机，一个月申了四次黑色硒鼓，财务问是不是拿去卖了。’

小周一愣。他翻了报销记录，还真对不上。采购说按申请单走，申请单上写的是‘HP 305X 黑色’，但实际领走的是通用兼容款，型号对不上，库存账和实物完全脱节。

这事儿不算大，但像根刺。耗材管理这种事，没人愿意专职管，可一乱起来，时间、钱、情绪全在漏。

小周之前接触过一款叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是啥都能搭，不需要程序员。他抱着试试看的心态，花了一个午休时间，搭了个‘打印机耗材追踪表’。

他先列了几项关键字段：设备编号、打印机位置、当前硒鼓型号、安装日期、预计寿命页数、当前已打印页数、剩余寿命百分比、申请人、领取时间、更换人签名（可选）。

最关键是加了个‘自动提醒’规则：当剩余寿命低于20%时，自动给技术负责人和行政各推一条消息，标题写着‘【耗材预警】C205 黑色硒鼓即将告罄’。

他还顺手做了个‘扫码登记’功能。每台打印机贴了二维码，换硒鼓的人扫一下，直接跳转到‘新增更换记录’页面，填两下就能提交。连行政都说：‘这比填纸质单快多了。’

用了两周，异常申请少了。更意外的是，他们发现有两台老旧打印机耗材消耗异常高——查下去才发现是驱动设置错误，长期默认双面+高浓度打印，硬生生把硒鼓寿命缩短了一半。

调完设置后，月均硒鼓申请从4.2次降到2.6次。省下的不只是钱，还有那种‘关键时刻掉链子’的焦虑。

后来财务来对账，发现技术部的耗材支出突然稳定了，还特意问是不是换了供应商。小周笑说：‘没换，只是让申请从‘凭感觉’变成了‘看数据’。’

其实系统本身不复杂，但它允许你按自己的逻辑去组织信息。比如他们后来加了个‘故障关联’字段，每次换硒鼓时勾选是否伴随卡纸、底灰等问题，慢慢攒出一份‘问题模式清单’。维修师傅一看就知道哪台机器该深度清洁了。

现在，新来的实习生第一件事就是被带去看打印机边上的二维码。没人再靠吼了。偶尔有人忘记扫码，系统第二天就会自动标红那台设备的状态，像在轻轻提醒：‘你漏了一笔。’

管理不一定非得是流程图或KPI。有时候，它就是一张会说话的表单，站在打印机旁边，默默记住每一次更换、每一个数字，然后在一个没人注意的时刻，拦住一场混乱。