设计部最近换了新项目经理，小周接手的第一个项目是品牌VI升级。本以为只是常规迭代，结果第一次汇报会就炸了锅——客户说我们漏掉了他们两周前在邮件里提的‘辅助图形要适配暗黑模式’。

没人记得这封邮件。翻记录才发现，那条意见藏在一封抄送12人的长邮件末尾，附件还是旧版PSD。更糟的是，类似情况不是第一次：客户口头提的修改、微信群里的碎片反馈、临时会议上的随口建议，全像沙子一样从指缝漏走。

小周没急着开大会，而是默默做了个东西：一张叫‘改稿追踪器’的在线表单。表头很简单：项目阶段、需求来源、原始描述、提交人、截止日、当前状态、关联文件。但关键是，他把每个字段都设了规则——比如‘需求来源’只能从‘邮件’‘会议’‘微信’‘电话’里选；‘截止日’快到时整行自动标黄；状态变成‘已交付’后，会自动抄送给客户对接人。

最聪明的是‘关联文件’那一栏。他没放链接，而是直接嵌入了每次修改的截图和标注。客户说‘上次那个圆角太尖’，点开记录就能看到具体是哪一稿、哪个图层、谁改的。内部讨论时也不用翻聊天记录，所有争议点都沉淀在对应条目下，还能@同事留言。

用了两周，问题开始反转。客户发现他们的每条意见都有回音，连助理都会在会议纪要里写‘请同步更新至改稿追踪器’。设计师也不再抱怨‘又要重做’，因为所有变更都有据可查。有一次客户想推翻两周前确认过的配色，小周调出当时的审批截图，对方反而道歉说‘是我们内部沟通断了’。

行政部看热闹似的问他们用什么工具做的。小周说是‘蓝点通用管理系统’，但他们没买现成模块，而是自己搭的。‘就像拼乐高，字段可以随便加，提醒规则也能自定义。上周我们还加了个‘紧急程度’标签，红色的会每天推送三次给相关人。’

后来财务部来取经，想管合同修订痕迹；产品组也照着做了个‘用户建议漏斗’，把散落在各处的反馈按优先级归类。最意外的是前台小妹，她用同样逻辑做了‘快递代收登记表’，超时未取的包裹会自动发短信提醒，再没丢过文件。

有天老板路过设计部，看见屏幕上密密麻麻但井然有序的追踪条目，随口问了一句：‘这系统你们订制的？花了多少开发费？’小周笑了笑：‘零元。只是花了一下午，把原本该记的事，换种方式记清楚了。’