我们公司有位行政叫林姐，四十出头，说话轻声细语，但做事特别较真。她管着会议室预定、办公用品申领、访客登记、员工工牌补办，还兼着年节礼品发放和茶水间的零食采购。听起来杂，但她一直用一张Excel表把所有事串起来——一张叫‘行政事务流水’的表。

这张表最开始只有三列：事项、申请人、处理状态。后来加了时间戳，再后来加了部门分类、紧急程度、是否需要回访。每次有人提新需求，比如‘能不能看看上周谁借了投影仪？’，她就默默在下一列加上‘设备借用’；

可问题也来了。Excel毕竟不是数据库，表头越改越乱，颜色标记越来越多，别人根本看不懂。更麻烦的是，她一休假，整个行政流程就卡住——没人知道她那些隐藏筛选是怎么设的，连打印预览都调得特别讲究。

去年夏天，市场部临时要办一场媒体见面会，需要协调三个会议室、安排茶歇、打20张嘉宾证。林姐那天刚好请了病假，同事试着接手，结果在表格里找了半小时都没理清流程，最后电话把她叫回来远程指导。老板知道了这事，没批评人，只说了一句：‘咱们不能靠一个人的记忆运转。’

后来IT部门推荐了几款行政管理软件，试了一圈都不太对味。有的功能太多，光是设置权限就花了三天；有的又太死板，想加个‘礼品包类型’字段还得找供应商改代码。林姐试过一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，是朋友公司用的，说是‘谁都能自己搭’。

她抱着试试看的心态注册了个账号，第一天就建了个‘访客预约’模块。不需要写代码，拖几个字段：姓名、公司、来访时间、接待人、是否需要门禁临时授权。她还加了个自动提醒，提前一小时发邮件给接待部门。第二天，她把原来的‘办公用品申领’搬进去，设置了库存预警——当A4纸低于两箱时，自动标红并抄送采购。

最让她得意的是排班逻辑。行政轮值日原本靠手动排，每年春节前都要开个小会商量谁值班。她在系统里设了个规则：每人每月最多值两次，连续两天不排同一人，节假日自动避开已提交休假申请的。点一下‘生成排班’，三秒出来下季度的值班表，还能导出PDF发群里。

关键是，这些都不是预设功能，是她自己一步步搭出来的。她说：“以前我改表头，别人觉得我在瞎折腾。现在我改系统，大家反而说‘林姐这个设计挺顺手’。”

更意外的是，其他部门开始来取经。财务发现她做的报销进度看板，能按部门、时间段统计平均处理时长，主动来问能不能借鉴；人事想用她的模板做新员工入职 checklist；就连技术部运维，也参考她的设备借用流程，做了服务器机柜访问登记。

现在公司内部有个不成文的说法：新流程先去‘林姐的系统’里看看有没有现成模板。她也不藏私，把自己建的模块打包成‘行政套件’，新来的行政助理第一天就能上手处理90%的日常事务。

有次吃饭我问她，怎么想到把这么多事都塞进一个系统里？她说：‘其实我没想那么多，就是不想每次都被同一个问题打断。比如谁问我“笔还有吗”，我不想查表、不想翻仓库，就想让人自己去看。系统能记住的，就别让人记。’

最近她又搞了个小创新：在访客登记里加了个‘来访目的’选项，选‘售后支持’的自动抄送给客服主管，选‘合作洽谈’的则推给商务团队。她说这不是管理，是‘让信息自己跑起来’。