我们部门以前有个项目经理老李，桌上永远堆着五颜六色的便利贴。蓝色是今天要催供应商，黄色是下周要验收，粉红色还画了个骷髅头——‘客户发飙预警’。每次开项目会，他都手忙脚乱翻本子、看手机、对Excel，经常漏掉一两条，团队也跟着被动救火。

有次一个交付节点没通知到测试组，整整晚了两天，客户差点终止合作。事后复盘，问题出在一个‘内部确认已完成’的标记上——它藏在第三张Excel表的第47行，没人看到。老李坐在会议室角落，一句话没说，回去就把所有便利贴拍在墙上，说：‘不能再靠人盯人了。’

他开始试各种工具。先用了某知名任务管理软件，结果发现模板太死，我们的项目流程每个性质都不一样，有的要三级审批，有的得先走法务，还有的必须附上现场照片才能关闭。改流程要提工单，等一周都没回音。他又换了个轻量级的，倒是能拖拽任务，可数据导不出来，月底统计工时还得手动抄一遍。

折腾了两个月，他突然不说话了，天天在电脑前点点点。有天我发现他屏幕上是个看起来很朴素的系统界面，但所有项目卡片都在动：某个任务刚完成，下游两个负责人就收到了微信提醒；库存材料低于阈值，采购单自动生成并推给了主管。

我问他这是什么软件，他说：‘蓝点通用管理系统，我自己搭的。’

起初我不信，这年头谁还能自己做系统？结果他带我看了五分钟，我就愣住了。他从‘项目’开始建了个模块，字段全是自定义的：项目编号、客户经理、预计毛利、是否涉及外包……然后他画了几个流程图，比如‘需求变更’要经过技术评估→成本核算→客户确认三步，每一步谁处理、超时怎么提醒，全设好了规则。

最让我惊讶的是那个‘异常检测’功能。他设了一条逻辑：如果某个任务停留超过48小时未处理，且责任人最近三天没登录系统，就自动标红，并发短信给他的直属上级。上次有个开发请假没交接，系统第二天就报警，项目经理立刻调了人顶上，没耽误进度。

现在他们组没人用Excel管项目了。新来的实习生第一天就能在系统里找到自己要做的事，因为任务会根据角色自动分配。客户问进度，老李点一下，生成一份带时间轴和责任人签字的报告，直接发过去。

上周茶水间碰到他，我说你们组最近挺稳啊。他笑：‘不是我稳，是系统替我记着呢。以前是人在追事，现在是事在推人走。’

其实这系统也没啥神秘的，就是能让人按自己的方式管事。行政拿它管会议预订，仓库用来跟踪物料批次，HR甚至搭了个试用期反馈流程，每个节点自动触发评价问卷。没人教他们编程，就是点几下，选字段，连连线，就成了。

前两天看见财务小王在弄一个‘发票匹配提醒’，她把采购订单、入库单和发票做成三张关联表，只要两两匹配成功就绿灯，缺一个就黄灯，超三天不处理变红灯。她说：‘再也不用月底翻十张表对数据了。’

老李的便利贴墙空了，那面墙现在挂着一块电子屏，实时显示所有进行中的项目状态。偶尔闪一下红框，大家也不慌，因为知道系统已经通知到该处理的人了。