食堂饭卡余额背后的排班逻辑：我们怎么用一个系统理清了临时工补贴发放

公司后厨最近出了个怪事——连续三个月，每月末财务对账时都发现饭卡充值金额对不上。差的不多，两千到三千之间，但每次都出现在外包保洁和临时帮厨的账户上。

起初以为是系统延迟扣款，后来发现不是技术问题，而是管理断层。这些临时人员没有正式入职流程，人事只管签到天数，行政按人头发餐补，财务则根据签到表手动打钱。可问题是，谁来确认‘这个人那天真的来了’？

有一次，王阿姨明明休息，饭卡却在食堂刷了两次。调监控才发现，是她把卡借给了新来的妹妹应急。这下麻烦了：补贴发了，人没来干活，算不算虚报？

更复杂的是排班变动。外包团队自己排班，每周用微信发一张截图给行政，行政再手动录入表格。漏录、重录、记错日期是家常便饭。等到月底结算，没人愿意翻聊天记录去对证。

我们试过用共享表格，结果权限乱成一团。有人误删列，有人改了公式，最后干脆退回Excel加微信确认的老路。有人说干脆上考勤机，可临时工一周来两天，专门打卡太重了，而且他们根本不在门禁系统里。

直到有个实习生提了一句：‘能不能让她们每次来，先扫个码登记？’

我们没搞复杂的闸机或人脸识别，就在后厨门口贴了个二维码，链接一个简单的登记页。扫码后选择姓名、班组、当天任务类型，提交就算报到。后台自动记录时间，还能关联当天是否领取餐补。

一开始只是个临时方案，用的是某个在线表单工具。但问题很快浮现：没法和现有的排班表联动，也不能自动判断该不该发补贴。比如节假日值班有双倍补贴，系统不知道；请假半天的人如果来吃饭，该不该扣回一半？这些规则全在行政脑子里，没法自动化。

这时候，有人提到了蓝点通用管理系统。说是‘通用’，其实更像是一个低门槛的管理工具搭建平台。你可以不用写代码，像搭积木一样定义自己的数据结构——比如‘临时工’‘排班计划’‘补贴规则’‘打卡记录’，然后把它们连起来。

我们试着做了个最小闭环：先把所有临时人员导入成‘人员档案’，再把每周外包公司发来的排班表做成‘计划任务’，每条记录包含日期、时段、岗位、是否含餐补。然后设置一个‘打卡入口’，扫码后自动匹配当天计划，只有在计划内的人才能完成打卡。

最关键的是规则引擎。我们在系统里写了几个简单条件：

这些规则以前散落在不同人的口头约定里，现在变成了可执行、可追溯的逻辑。系统每月自动生成一份《临时工补贴核对表》，列出每个人应发、实发、差异原因，财务直接拿去走流程。

最意外的收获是，外包公司也开始依赖这个系统。他们发现我们记录的出勤比他们自己的还准——因为他们自己也是靠手写签到。现在他们主动要求提前上传排班，避免月底扯皮。

还有个小插曲。有次系统提示李师傅连续三天未打卡，但排班显示他在岗。我们打电话一问，才知道他手机坏了，一直借同事的卡吃饭。这暴露了一个漏洞：打卡和饭卡绑定，但身份验证太弱。后来我们加了一步——首次打卡需拍照上传工作服照片，系统随机抽查，既不增加太多负担，又防止代打卡滥用。

现在，饭卡余额终于对上了。财务说，这是近三年来第一次补贴发放零争议。而我们真正解决的，其实不是钱的问题，而是‘谁在什么时候做了什么’这件事的确认权。

管理的本质，有时候就是把那些‘我以为你知道’的事情，变成‘系统必须知道’的规则。