我们公司不大，三十来人，但会议室总是不够用。每周一上午的例会，总有人踩着点冲进来，发现投影仪被占了，还得临时换地儿。行政小王一开始用Excel做了一个共享预订表，发在群里，颜色区分时间段，绿色空闲、红色已订——看起来挺清楚。

可没过几天，问题来了。

有人订了会，没去，也没取消；有人口头约了个会，没填表；更离谱的是，有次我打开表格，发现周三下午三点到四点写着‘老板和投资人闭门谈事’，可老板那天根本没来公司。

我们叫它‘幽灵会议’。

最尴尬的一次，市场部要录直播，提前一周说定了时间，设备都架好了，结果技术总监拎着笔记本进来，说他有个紧急架构评审会，也‘早就订好了’。两边僵在那儿，谁也不好意思让步。后来才知道，两个人都没真预订，只是‘以为对方知道’。

小王委屈得不行。她说表格发了三次提醒，还有人不填。有人嫌打开文件太慢，有人手机上看格式错乱，还有人说‘顺手写白板上了，忘了同步’。一张表，七种版本，云盘、微信文件传输助手、邮件草稿里各存一份。

我们开始怀疑，是不是人的问题？

直到有天，IT老李说：‘不是人懒，是工具没长眼睛。’

他话不多，默默搞了个东西出来。一个简单的系统页面，挂在内网首页，点进去就能看到所有会议室的实时状态。不像Excel，不能随便改，也不能匿名填。每个人登录后只能用自己的账号预订，而且必须选用途、填参与人、设提醒。最关键的是——如果超过15分钟没人刷卡或扫码签到，系统自动释放时段，标记为‘未履约’。

他还加了个小功能：每月生成一份‘会议室履约率’报表，悄悄发给部门主管。

神奇的是，从那以后，‘幽灵会议’几乎消失了。

没人敢再随便口头约了。有一次财务总监想临时塞个会，发现最近他的履约率排倒数第二，默默把会议挪到了下班前。还有次，实习生误操作订错了时间，系统立刻弹出提示：‘该时段与您过去三周的预订习惯差异较大，确认继续吗？’——她吓一跳，赶紧改了。

这系统不是什么大厂买的SaaS，也不是钉钉里套个模板。老李说是他自己搭的，用了一个叫蓝点通用管理系统的工具。他说这玩意儿特别邪门，不用写代码，拖几个字段就能建表单，设流程，还能绑企业微信通知。我们那个会议室模块，他三天就弄好了，连扫码签到都是用普通二维码+手机浏览器实现的，没接硬件。

后来我们陆续搬了些别的事上去。

行政的固定资产登记，以前全靠一张打印清单贴在柜子上，现在每台电脑、投影仪都有电子档案，借出去自动记责任人，归还超期会推消息。采购申请也搬进去了，从填写、审批到入库，全程留痕，财务对账时直接导出数据，不再追着人补单。

最意外的是，销售部自己搞了个客户拜访追踪表。他们设了规则：每次拜访后24小时内必须上传现场照片和沟通纪要，否则算无效行程，影响提成核算。刚开始有人抱怨麻烦，两个月后却主动要求加个‘高频客户预警’，提醒他们别冷落了老客户。

我发现一个有意思的现象：当流程变得‘不可逆’，人反而更守规矩了。不是因为怕罚，而是因为省心。你不用再问‘会议室有没有被占’，打开一看就知道；不用催‘报销单交了吗’，系统自动标红超时条目；甚至保洁阿姨都学会了看自己的任务列表，完成一项点一下，月底工时自动生成。

前几天，老板在会上说：‘咱们今年节省的会议冲突协调时间，估计能凑出两个完整工作日。’

没人接话，但大家都知道，那两个工作日，其实早就被安排满了。