我们公司有37个保洁员，分布在三栋楼的六层区域。每天早上6点到9点是清洁高峰，行政部最怕这个时段接到投诉——不是某层没拖地，就是洗手间缺纸。以前用Excel排班，谁上早班、谁负责哪片区域，全靠一张颜色斑斓的表格。

可问题就出在这张表上。

去年冬天，五楼东侧连续三天没换洗手液，物业查监控才发现当天值班的其实是老吴，但排班表上写的是‘李姐’。行政小林一头雾水，调出最新版Excel一看：‘咦，老吴的名字怎么被删了？’

后来才搞明白，那天李姐临时请假，她自己在手机上打开共享表格，顺手把‘李姐’改成‘老吴’，结果误删整行。而这张表，同时被五个人在线编辑过——没人设权限，也没人留版本记录。

这已经不是第一次因为排班混乱导致服务断档了。更麻烦的是，有些人根本‘不在系统里’。比如临时顶班的钟点工阿芳，每次都要行政手动通知时间地点，没有账号、没有任务清单，干完活拿现金走人。直到有一次她扫完三楼，发现门禁刷不开——原来没人给她录权限。

我们开始意识到：排班不只是‘谁几点上班’，而是任务、权限、动线、反馈的闭环。于是试了几个专门做人员调度的软件，有的太重，非要绑定考勤机；有的太死，改个班次要走三级审批。

最后用了一个叫蓝点通用管理系统的工具，一开始只是想试试看能不能做个动态排班表。结果发现它有点不一样：不需要等IT开发，我们自己就能搭。

先建了个‘保洁人员库’，把每个人的姓名、工号、所属班组、可服务区域、门禁卡号都存进去，还加了一项‘是否可替班’。然后做了个‘每日清洁任务表’，自动关联当天排班人员，并生成二维码贴在各楼层检查点——保洁员打卡时扫码签到，完成情况实时更新。

最实用的是‘临时调度’功能。上次暴雨天地下车库进水，需要紧急抽调四名保洁支援。我在系统里点开‘快速派单’，筛选‘当前空闲+可处理积水’的人，一键推送任务，三分钟内四个人都确认了。他们手机上直接看到路线图和工具领取点，连对讲机都没用上。

还有一次，新来的实习生想看看过去三个月的替班频率，我们就在系统里拉了个视图，按‘原定人员 vs 实际执行人’对比分析，结果发现A区周三上午的替班率高达40%。追查下去，原来是那个时段常和其他部门培训冲突。后来干脆把A区周三的清洁时间整体后移一小时，问题自然消失了。

现在，每个保洁员都有自己的账号，哪怕是临时工也能扫码注册，领短期任务、接临时通知、查看服务标准。他们的动线成了数据流，不再是Excel里一个随时可能被覆盖的名字。

前几天碰见老吴，他指着手机说：‘我现在不用问人，就知道今天该去几楼、带什么工具，扫完码心里就有数。’

其实我们也没做什么惊天动地的改革，只是让每个人都真正在管理系统里“出现”了一次。