实习生小苏离职那天，行政部收到一封自动转发的邮件，标题是《【待办】账户权限回收与设备归还确认》。这封邮件不是HR发的，也不是IT手动推送的，而是系统在检测到她的合同结束日期后，自动生成的一条工作流。

更让人意外的是，邮件末尾多出一行手写体备注：‘打印机权限记得关，上次实习生走了半个月还有人用她的账号打保密文件。’

没人记得是谁加了这句话。但所有人都知道，这是老陈写的。

老陈是采购部的老员工，不负责行政，也不管IT，但他总在系统的‘流程备注栏’里留下各种碎碎念。有人说他多事，可时间久了，这些备注竟成了一种‘活体知识库’。

比如：

• ‘这个审批别走快通道，王总有洁癖，报销单皱了他会退回来。’
• ‘供应商A的发票必须单独建文件夹，财务小刘会按颜色分类。’
• ‘会议室302的投影仪要提前10分钟开，不然第一排看不清。’

这些信息从没出现在公司手册里，但它们真实地影响着每个人的工作效率。过去，这类经验靠口耳相传，谁入职早听得多，谁就少踩坑。可人员流动一快，知识就断档。一个新人可能重复犯同一个错误——比如用错报价模板、找错审批人、甚至把合同寄到已退租的旧地址。

直到我们开始用蓝点通用管理系统把‘隐性经验’变成‘显性规则’。

这不是什么高大上的ERP或OA，而是一个允许每个员工自己搭表单、设流程的工具。行政可以用它做资产登记，IT能用来管权限变更，连仓库临时工都拿它做了每日点检打卡。

关键是，它不限定你‘该管什么’，只问你‘想怎么管’。

小苏走之前，其实也在系统里留了个小动作。她在‘实习生入职引导’流程里加了个附件：一份叫《前七天别碰的五件事》的文档。第一条就是：‘别用公共电脑登录个人邮箱，C盘会被定时清空。’

她说，自己第一天就被清过一次，重装软件花了半天。

这种‘吃过亏才懂’的经验，在传统管理软件里根本存不住。流程走完就归档，备注超过两行就折叠，知识像沙子一样从指缝漏掉。但在蓝点，每张表都可以关联历史记录，每个字段都能附加说明，甚至可以给某个审批节点设置‘必读提示’——你不看完那段血泪教训，就点不了‘同意’。

渐渐地，我们发现一些奇怪的变化：

• 财务审批通过率提高了，因为申请人不再反复被退回补材料；
• IT工单响应变快了，新员工入职前系统已自动预置好权限；
• 连保洁阿姨都开始用手机填‘异常情况上报’，拍张照片，选个类别，流程自动推给对应负责人。

最神奇的是，没人被强制使用。有人喜欢用Excel，那就导出；有人习惯微信提醒，那就接API。系统不取代原有方式，只是悄悄把碎片串起来。

有一次，市场部临时要办一场直播，需要协调场地、设备、人员、审批。以往这种跨部门协作至少开三次会，这次他们直接复制了一个半年前技术部办发布会的流程模板，改了下时间地点，一键启动。所有相关人自动收到任务，截止前提醒，完成后归档。事后复盘时，连发起人都忘了是谁当初设计的那个模板——但它还在，安静地躺在系统里，像一段沉睡的经验，等下一个需要它的人唤醒。

现在，我们有个不成文的规定：每次流程被卡住，第一反应不是骂人，而是问‘能不能在系统里加个提示？’

不是所有管理问题都要靠制度解决，有时候，一条备注就够了。

上周，新来的实习生提交了第一份报销单。她没问任何人，却准确地把发票按日期排序，附上了项目编号，甚至用了正确的成本中心代码。

同事问她怎么知道的。

她指着系统里的报销申请页面说：‘这里有个小灯泡图标，点开是前任实习生写的避坑指南。’

那篇指南的最后一句是：‘别怕麻烦，你现在写的每一行字，都在帮未来的自己少跑一趟腿。’