去年冬天，财务部的小林在茶水间贴了张手写表格，标题是‘12月咖啡基金使用明细’。没人知道这事儿是怎么开始的——有人说是因为行政忘了续订速溶咖啡，有人说是某天老板顺口提了一句‘最近大家加班多，该补点提神的’。总之，从那天起，茶水间的咖啡机旁边多了一个带锁的小柜子，里面放着几盒咖啡胶囊、几包挂耳和一叠印着名字的积分卡。

起初大家都觉得新鲜。每次取一粒胶囊，就在自己的名字后面打个勾。月底小林统计总数，按人均分摊费用，发个微信收款。挺公平，也挺有仪式感。可没过两周，问题来了：有人忘记打卡，有人顺手帮同事带了一杯却没记账，还有人坚持说自己没喝过那么多。

最离谱的一次，老张翻着表格说：‘我这个月出差十几天，怎么还被收了28杯的钱？’小林查了下记录，发现是有人借用了他的积分卡，但没备注。更麻烦的是，行政想统一采购，却搞不清哪种口味消耗最快；而财务总监偶然路过看到这张表，皱眉问：‘这算不算员工福利？要不要计税？’

眼看着一个好心的自发项目要演变成矛盾源头，IT部的小陈说了句：‘你们这不就是个微型供应链嘛？进、出、存、责任人，缺啥补啥呗。’他推荐我们试试蓝点通用管理系统，说这玩意儿不像传统OA那样死板，谁都能按自己需求搭一套流程。

我们半信半疑地建了个‘茶水间物资管理’模块。先是把所有库存录入系统：咖啡胶囊分品牌和口味，挂耳茶按克数登记，连方糖和奶精都单独建了条目。然后每个人在系统里有虚拟账户，扫码取货自动扣积分，也可以手动登记代取。最关键的是，我们加了个‘领取说明’字段——比如‘替李姐拿两粒星巴克’，这样追溯起来一目了然。

系统上线第三天就发现了异常：连续三个晚上八点后都有大量咖啡被领取。调监控才发现是保洁阿姨以为这些是‘没人要的剩货’，每天收拾时顺手带走。我们赶紧在柜子上贴了标签，也在系统里设置了夜间领取需二次确认。顺便还发现市场部的小团队每周五下午固定领走六杯美式——原来是他们雷打不动的‘头脑风暴仪式’。行政干脆把这部分纳入团建预算，不再从个人账户扣除。

最意外的收获是数据可视化。系统自动生成的柱状图显示，冷萃包的消耗量在七月突然增长300%。我们原以为是天气热了，结果问卷调查发现，是有人把冷萃当减肥代餐，每天泡三杯。最后达成共识：每人每周限领两包，超量自费。

现在这套系统已经不止管咖啡了。文具申领、生日蛋糕预订、甚至图书角的借阅登记都搬了进来。行政部门不再需要每月群发‘谁还没交纸巾费’的提醒，新员工入职第一天就能在系统里看到‘办公室生存指南’：包括打印机密码、微波炉使用公约，以及最重要的——你的初始咖啡积分余额。

前几天老板来视察，看见茶水间墙上挂着一块电子屏，实时显示各类饮品剩余量和本周热门口味排行，随口说了句：‘这比我们年报的KPI dashboard还清晰。’没人接话，但大家心里都明白，有时候管理的起点，真可能只是一杯没人付账的咖啡。