实习生小林的‘请假条漂流记’：一张纸引发的流程重构

上个月，我们部门来了个新实习生，叫小林。人挺踏实，做事也认真，就是每次请假都特别‘戏剧性’。

第一次请病假，他打印了一张A4纸，手写‘因感冒不适，申请今日请假一天’，然后从自己工位出发，先找带教师傅签字，再跑到人事办公室找HR登记，结果HR不在，等了二十分钟。回来路上纸差点被风吹走，最后还是夹在笔记本里才保住。第二天上班，行政问他有没有把请假条交到考勤组，他说‘应该给了吧’，结果一查，没有记录。

第二次请事假更离谱。他提前写了纸条，带教师傅签了字，但忘了交给谁。那张纸在工位上躺了三天，直到月底考勤核对才发现漏报。考勤组打电话问他，他才想起来：‘啊，我写了，但不知道往哪儿交。’

这事儿传开后，成了茶水间的小段子。但真正让管理层坐不住的是——不只是小林，整个公司近三个月累计有17例类似‘请假条失踪’事件，涉及实习生、外包人员甚至个别正式员工。最严重的一次，一名外包开发人员因未完成审批流程擅自缺勤，项目延期两天，客户发了正式投诉。

问题出在哪？

我们做了一次内部复盘。发现核心不是态度问题，也不是责任心问题，而是流程断点太多，责任主体模糊。

目前的请假流程是这样的：

1. 填写纸质申请单（或Word打印）
2. 直属上级签字
3. 交至人事窗口登记
4. 人事手动录入考勤系统
5. 考勤组月底汇总核对

五个环节，三个依赖人工传递，两个需要手动录入。任何一个节点卡住，整条链就断了。更麻烦的是，没人能实时看到‘这张纸现在在哪’。它可能在某人抽屉里，也可能被夹在会议纪要中忘了处理。

有人提议干脆全走邮件审批。试了一个礼拜，结果更乱。邮件主题五花八门：‘请假’、‘今天不来了’、‘身体不舒服’、‘家里有事’……有些人抄送错了人，有些人没写具体日期，HR每天要花额外时间整理和确认。

这时候，IT部的老吴提了个建议：‘咱们能不能做个轻量级的流程？不求大而全，先把请假这件事闭环了。’

他推荐了一个叫蓝点通用管理系统的工具。说是‘通用’，其实有点误导——它本身不预设任何固定功能，而是让你像搭积木一样自己定义表单和流程。比如请假这件事，我们可以：

• 自定义一张‘请假申请单’，字段包括姓名、部门、请假类型、起止时间、事由、紧急联系人
• 设定审批路径：提交 → 直属上级 → HR备案 → 自动同步考勤
• 设置超时提醒：上级24小时未处理，系统自动提醒
• 支持手机端填写和审批，哪怕人在外面也能操作

最关键是，每个人都能看到这张申请单当前的状态。不再是‘我交了，但不知道他们收到没’，而是清晰显示‘已提交’‘审批中’‘已归档’。

我们先拿实习生群体试点。小林成了第一批用户。他打开手机小程序，花了两分钟填完表单，点击提交。五分钟后，他带教的主管手机弹出通知，点进去看了事由，批了。系统自动推送给HR，同时标记当天考勤为‘事假’。

整个过程，没人跑腿，没人打电话确认，也没有纸。

一个月下来，试点组的请假流程完整率从68%提升到100%，平均处理时间从47小时缩短到6.2小时。HR说最开心的不是效率提升，而是终于不用每天翻邮箱和抽屉找‘失踪的纸条’了。

后来我们把这套逻辑延展到了其他场景：

• 外出登记：以前靠在前台签到本上手写，现在扫码打卡+自动记录
• 办公用品申领：从‘找行政拿笔’变成在线申请，库存自动扣减
• 设备借用：谁借了投影仪、什么时候该还，系统一目了然

这些事单独看都不大，但加起来就是日常管理的毛细血管。一旦堵塞，就会引发低效、误解甚至风险。

有意思的是，这些流程都不是IT部门统一设计的。每个团队根据自己的习惯微调。销售组喜欢极简表单，设计组则加了附件上传功能，方便附上医生证明或活动通知。这种‘自下而上’的定制，反而让系统的接受度更高。

现在小林已经转正了。前几天他跟我说：‘你知道吗？我现在最怕的不是工作难，是回到那种到处找人签字的日子。’

我笑了。其实我们都一样。