行政小张最近差点在茶水间哭出来。

事情是这样的，公司五楼那间带投影仪的大会议室，成了每天上午十点的‘抢地盘现场’。市场部要开季度复盘，技术部临时召集架构评审，人事说新员工培训必须用这间——三拨人同时冲进会议室，谁也不肯让。

最离谱的一次，市场总监正讲到PPT第三页，门被推开，技术老大探头进来：‘这会开了吗？我这边人都到齐了。’

没人有错，但问题出在‘谁知道这间会议室现在能不能用’。

以前我们靠微信群接龙。谁要用，就在‘会议室预约群’里发一条：‘明天上午10-12点，大会议室，不改了啊！’然后其他人自觉避让。听起来挺民主，实际上乱成一锅粥。有人没看群消息，有人看到时已经晚了，还有人发完自己忘了，又约别人。

更麻烦的是变更。临时取消没人通知，时间延后不更新，甚至有人悄悄‘加时’，超半小时还在里面开会，外面等着的人只能干瞪眼。

小张试过建Excel表，发到群里让大家自己填。结果三天后，表格里出现了七个版本：有人下载后本地修改，有人直接在在线文档里删了别人的预约，还有人把‘财务部-年会筹备’写成‘年会？可能要开’，谁看得懂？

后来IT同事推荐了一个叫蓝点通用管理系统的工具，说是‘什么都能管，只要你想得到’。小张本来不信，觉得又是那种花里胡哨的软件，还得培训半天。

结果只用了十分钟就搭好了‘会议室预定模块’。

她先建了个‘会议室资源库’，把每间房的基本信息录进去：容量、设备、可用时段。然后做了个‘预约申请表单’，必填项包括部门、事由、联系人、预计人数和是否需要IT支持。最关键的是，系统自动校验时间冲突——你想约的时间如果已被占用，直接弹窗提醒，没法提交。

审批流也设了规则：普通时段由行政审批，跨部门或全天占用需要副总级同意。每次预约通过后，系统自动发邮件通知申请人和会议室门口的电子屏，还会在会议开始前半小时给所有参会人发提醒。

最让各部门服气的是‘爽约扣分制’。如果预约了却没来，或者没按时释放会议室，系统会记录一次‘违约’。累计三次，下次预约就得自动升级审批权限。人性嘛，谁都不想因为自己害整个部门多走一道流程。

用了两周，五楼再没出现过‘撞会’。技术部老刘还主动提建议：能不能加个‘延时申请’按钮？他们有时讨论太投入，想多用二十分钟。小张在系统里加了个‘延时申请’字段，设置成需经下一位预约人同意才能生效。结果发现，80%的延时请求都被礼貌通过了——原来大家不是不通情达理，只是从前连‘能不能延’都不知道该问谁。

现在，新来的实习生都知道第一件事：要用会议室，先上蓝点系统查日程、提交申请。连老板都夸，‘最近开会效率高了，至少不用站在门口等’。

其实哪有什么高科技，不过是把原本散落在微信、Excel、口头承诺和记忆里的规则，安安心心地放进了一个地方。每个人都能看见，每条记录都有痕迹，每个变更都留底。

小张说，她终于敢在工位上喝完一杯完整的咖啡了。