行政小李的工位上，曾经贴着一张密密麻麻的A4纸，上面是用不同颜色荧光笔划出的待办事项：

• 每周三提醒IT检查投影仪
• 新员工入职当天准备门禁卡、办公用品、邮箱账号
• 办公室绿植每周五浇水
• 会议室白板笔低于3支时申购
• 员工生日当月发礼品卡

这张纸被胶带粘了又粘，边角已经发黑卷起。每次有新人来交接，小李都得花半天口述一遍这些‘潜规则’。她说：‘行政工作最怕的不是忙，是别人不知道你有多忙。’

直到有一次，市场部总监临时要开个紧急会议，结果三个会议室全被占着，但实际没人用——因为没人记得退订。会没开成，总监皱眉问：‘咱们连个会议室都管不明白？’

这话传到小李耳朵里，她没辩解，反而开始琢磨：这些重复、琐碎、依赖记忆和人情提醒的事，能不能不靠人盯人？

她试过Excel表格，设了条件格式，颜色变红就代表该处理了。可问题来了——谁来更新数据？她自己还是忙不过来。后来又试了几个OA系统，结果发现：要么功能太多，80%用不上；要么太死板，改个流程得找厂商开发，等两周还改错。

直到她在同事那里听说一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。说是‘通用’，其实是种特别的设计思路：不预设具体功能，而是让人自己搭表单、设流程、定提醒。

她抱着试试看的心态，花了一个午休时间，做了第一张‘新员工入职准备表’。表里列出门禁、电脑、邮箱、座位等条目，每项绑定负责人，设置自动提醒——入职前3天推给IT，前2天推给采购，当天早上推给她自己做最终确认。

更让她惊喜的是，系统支持‘触发式动作’。比如，只要HR在人事系统里点了‘入职确认’，这张表就会自动生成，数据从HR那边同步过来，不用她再手动填姓名、部门、岗位。

接着她把绿植管理也搬了上去。每个盆栽建了个档案，登记位置、品种、养护周期。系统到了周五自动提醒保洁阿姨，完成之后拍照上传就行。有次她故意忘了设提醒，结果手机弹出通知：‘F区第三间办公室绿萝已超期未养护’，她才发现自己漏了。

最绝的是会议室冲突问题。她在系统里设了一条规则：‘会议结束15分钟后无人签到，则视为自动释放’。同时开放员工自主预订，但必须选择用途和预计人数。管理层能看报表，发现哪个部门老占着大会议室开5人小会，后来自然就调整了习惯。

现在，那张泛黄的A4纸早就被撕了。小李的电脑侧屏挂着蓝点系统的仪表盘，实时显示着办公用品库存、待处理事务数、员工满意度调查进度。有次老板路过随口问：‘最近怎么没见你跑来跑去？’

她笑了：‘事儿还在，只是不用我一条条记了。’

其实她没说的是，上个月她偷偷用系统分析了三年来的生日礼品支出，发现选错卡片类型导致退换率高达40%。今年她改成了电子券+自选平台，成本降了15%，满意度反而升了。

有些管理，不是非得轰轰烈烈。它可能始于一张快烂掉的便签，和一个不想再被琐事淹没的普通人。而真正的效率，往往藏在那些‘自动发生’的细节里——比如一支笔快没了，系统比你还先知道。