我们公司有三台打印机，分布在三个楼层。以前谁要用，就自己去打，纸没了没人加，卡纸了没人理，墨盒快空了更是等到彻底打不出字才有人发现。每次开会前半小时，总有几个人蹲在打印机前拍机器，嘴里念叨‘再打一张，就一张’，像在求它赏脸。

后来这事落到了行政小王头上。最开始他做了一张值班表，每人每周轮一天检查打印机。结果大家应付差事，检查表签得整整齐齐，机器照样趴窝。他又试过贴便签：‘缺纸请报行政！’——没人看。发群消息提醒？消息一刷就没了。

直到有次总经理的汇报材料打到一半没墨了，临时跑去楼下打印店，回来时脸色不太好看。小王被叫去谈话，回来闷了一下午，翻了几页办公管理的公众号，突然冒出一句：‘这玩意儿能不能让它自己报警？’

他开始琢磨有没有系统能监控设备状态。搜了一圈，市面上的IT资产管理软件动辄按年收费，还得对接硬件传感器，实施周期一个月起，对我们这种八十来人的公司来说，纯属杀鸡用牛刀。有的推荐用Excel+人工录入，那还不如原来呢。

后来他在一个办公效率论坛里看到有人提‘蓝点通用管理系统’，说是不靠硬件、也不用写代码，自己搭个表单就能管各种杂事。他抱着试试看的心态注册了个免费账号，花了两个晚上研究。

先是在系统里建了三张‘打印机巡检记录’表单，字段很简单：设备编号、位置、当前页码、碳粉余量（手动填百分比）、是否卡纸、处理人、备注。然后设置了一个规则：每当有人提交记录，如果碳粉低于20%，就自动给小王和另一位备岗同事发企业微信通知。

更关键的是，他把每次打印任务的页码数也顺手记下来。比如上次记录是10345页，这次是10567页，系统自动计算出用了222页。结合时间间隔，就能估算每台打印机的日均负荷。跑了两周数据，他发现二楼那台虽然用的人少，但频繁卡纸，原来是有人总塞不符合规格的厚纸。

他还顺手做了个‘耗材预警看板’，用系统自带的图表功能，把四色墨盒的消耗画成折线图。财务一看，说这图可以用来压供应商价——‘你们说黑色墨盒寿命五千页，可我们平均三千八就报废，怎么算？’

真正让他在部门露脸的，是一次突发会议。临时要打印三十份带彩插的方案，结果系统显示彩色余量只剩12%。预警触发后，小王提前去换了备用硒鼓，会议准时开始。会后总监特意说了句：‘今天打印机挺争气啊。’

现在这套东西已经扩展到了饮水机换桶、绿植补货、甚至工位插座安全检查。每个事项都有一套自定义表单+触发规则，数据全留痕，月底导出报表也方便。人事部最近还想拿去管员工生日提醒，不过被技术部拦下了，说别把系统搞成‘许愿池’。

其实这类问题很多公司都有，只是大家习惯了‘人盯人’。一台打印机不会说话，但数据会。关键是你得有个地方让这些琐碎的信息落地，还能自动喊你一声。蓝点这类系统的好处是，你不一定要懂技术，只要想清楚‘我希望什么时候知道什么’，就能搭出来。不像传统软件，必须等厂商排期改功能。

上周保洁阿姨看见他在手机上操作，问：‘这个红点是不是打印机又闹脾气了？’小王笑了：‘不是闹脾气，是它学会自己报告了。’