公司茶水间的咖啡机是半自动的，不锈钢外壳已经磨出几道划痕。上面贴着一张A4纸打印的‘使用说明’，字迹被咖啡渍晕染得有点模糊。最底下一行小字写着：‘豆子用完请群里提醒行政。’

这行字其实挺讽刺的——行政小王已经在群里发过三次‘谁喝谁补’的暗示，但没人接话。上周五下午，市场部的小张发现机器空了，顺手拍了张照片发到大群，配文：‘当代职场断供现场。’下面有人回：‘建议开启众筹模式。’还有人说：‘要不搞个积分制？喝一次扣分，补豆加分。’

玩笑归玩笑，问题还是得解决。真正让这件事变得复杂的，不是谁该买豆子，而是‘怎么才算补了’。

最初，行政尝试过登记本。在咖啡机旁挂了个小本子，谁拿了豆子就写名字和数量。结果三天后本子不见了，据说是被保洁当成废纸收走了。后来换了电子表格，共享链接发到群里，可更新频率比豆子消耗还慢。有人写了‘已补’，实际没补；有人补了却忘了登记，反被误会占便宜。

更麻烦的是，豆子品牌、研磨粗细、甚至是否加滤纸，不同部门的人各有偏好。技术部喜欢深烘意式豆，市场部偏爱浅烘果香型，而老板偶尔来一趟，指定要某款冷萃专用豆。这些细节根本没法在Excel里体现，除非列二十个字段，还得附上图片说明。

直到财务部老李提了个问题：‘咱们报销贴发票都要走流程，为什么补个咖啡豆连条记录都留不下？’

这话点醒了小王。他开始琢磨，有没有一种方式，能让‘补豆’这件事像审批单一样被追踪？不只是谁做了，还包括做了什么、什么时候做的、后续效果如何。

他试过几个办公用品管理软件，大多只能记库存、设预警，没法处理这种‘半规则半人情’的事。直到同事推荐了一个叫蓝点通用管理系统的工具。这玩意儿不像传统软件那样预设模块，而是让人自己搭功能。小王花了半天，建了个‘茶水间事务流’。

他先定义了几种操作：‘领取豆子’、‘补充豆子’、‘更换滤网’、‘清洁机器’。每项操作都需要填写基础信息，比如品种、重量、日期，还能上传照片。最关键的是，他设置了触发规则：当‘领取’操作累计五次，系统就会自动给最近一次‘补充’的人发感谢通知，同时抄送行政——不是催债，而是致谢。

他还悄悄加了个‘偏好档案’。每个人第一次登记时，可以备注自己的口味倾向。下次有人补充豆子，系统会提示：‘技术部近期偏好深烘豆，当前库存匹配度60%。’

变化是从某个周三开始的。那天早上，系统提示滤网更换超期，自动推送给了上周用过机器的三个人。十分钟后，研发部的小陈主动去换了滤网，拍照上传，顺手补了半包豆子。他在备注里写：‘这次是危地马拉，应该合口味。’

更意外的是，两周后市场部发起了一次‘盲测投票’，把三种豆子编号冲好放在会议室，让大家匿名打分。他们用同一个系统收集反馈，最后选出最受欢迎的款式，并设为下一批采购标准。整个过程没人组织，完全是自发行为。

现在，那张A4纸还在咖啡机上，但底下多了一行二维码。扫进去是个轻量页面，显示当前豆子类型、剩余量、上次维护时间，以及一个按钮：‘我要补货’。点击后跳转到表单，填完提交，流程就算启动了。

有天老板路过茶水间，看小王在手机上处理一条‘补货完成’的通知，随口问：‘这不就是个记账？干嘛搞这么复杂？’

小王笑了笑：‘不是记账，是把习惯变成动作，再把动作变成数据。以前大家觉得这是小事，所以总落空。现在它是个流程，反而没人好意思跳过了。’

其实系统里还藏着个隐藏功能：每月自动生成‘茶水间贡献榜’，但默认不公开。只有一次年会游戏环节，有人抽中‘查看隐藏榜单’，才发现平时沉默寡言的前台姑娘，竟是半年补货次数最多的人。

她后来解释：‘我每天第一个来，看到空了顺手就补了。反正顺路。’

系统没改变人性，也没强制谁做什么。它只是把那些原本散落在聊天记录、便利贴和记忆里的微小责任，重新排列成看得见的动作链条。而当一件小事有了结构，它就不再那么容易被忽略。