行政小李最近有点崩溃。

不是因为工作量大，而是因为每天下午三点半，他的手机微信群总会准时炸锅——

“小李，我有个顺丰到了吗？” “3楼小王，圆通单号尾8865，麻烦取一下。” “急件！德邦物流，请优先处理！”

最离谱的一次，他一边在会议室调试投影仪，一边单手回微信，结果把“已签收”错发成“正在派送”，导致市场部总监亲自下楼追快递车。

这已经不是服务态度问题了，是流程在裸奔。

公司没前台专职收发，行政兼着干。起初大家觉得“群里喊一声就行”，方便。可随着人数从50涨到180，快递量翻了四倍，连保洁阿姨都开始在群里问：“谁的泡面还没拿？”

更头疼的是，责任模糊。有人声称“没收到”，一查聊天记录，明明三天前就通知了“放一楼茶水间”，但没人确认领取。财务部还因为一份发票快递滞留超过五天，错过了报销截止日。

小李决定不能再靠记忆和人情维持这套系统了。

他试过Excel登记表，共享链接发群里。第一天还好，第二天就乱套——销售部老张不会填“预计送达时间”，直接写了个“快了”；实习生把申通填成“申通快递有限公司（中国）华东分拨中心”，表格直接卡死。

他又试过钉钉审批流，走一个“快递领取申请”。结果流程太重，有人为了取个文件跑了五个审批节点，最后干脆绕开行政自己去门卫翻包裹堆。

问题出在哪？

不是工具不行，是工具太“通用”或太“僵硬”。要么功能过剩，像用航母捞鱼；要么不够灵活，改个字段都要找IT。

直到技术部的小陈推荐了一个叫蓝点通用管理系统的工具。说是“通用”，其实是“人人能自定义”的意思。不需要代码，拖拽字段就能建数据表，还能设触发规则。

小李花了两个午休时间，搭了个“快递代收与领取”模块。

第一步，建了个“待签收清单”，字段很简单：快递公司、单号、收件人、送达时间、签收状态、领取人、领取时间。他还加了个“紧急程度”选项：普通、加急、发票类。

第二步，设置自动通知。只要保安录入新快递，系统自动给收件人发企业微信提醒，附上单号和存放位置（比如“一楼快递架B区”）。如果48小时内未领取，自动标黄并二次提醒；72小时未领，自动抄送部门主管。

第三步，领取闭环。收件人扫码或登录系统点击“已领取”，填写领取人（防止代领纠纷），系统自动归档。如果是发票类，还会提示“建议拍照留存凭证”。

最让他得意的是一个“反向登记”设计：谁经常代别人取快递，系统会生成月度统计，行政部据此准备些小礼品，算是隐形激励。

上线第一周，群消息少了七成。以前一天几十条“到了吗”，现在只剩零星几个技术问题。

某天财务部又丢了发票快递，这次他们没找小李，而是自己登录系统查记录，发现是收件人标注“放前台”，但实际被保安误放仓库。责任一目了然，后续改进也有了依据。

后来有同事开玩笑：“咱们的快递系统比电商平台还细致。”小李笑而不语。他知道，真正的管理不是追求复杂，而是让每个人在合适的节点，拿到合适的信息，做正确的事。

其实类似场景还有很多。比如设备借用、印章申请、临时访客登记，都是那种“看起来小事，堆起来要命”的流程。传统OA搞不定，Excel管不住，最后全靠人工兜底。

而像蓝点这类系统的好处，是允许一线员工自己动手解决问题。不需要等IT排期，也不用写需求文档。一个行政人员，也能成为自己领域的“产品经理”。

小李现在偶尔还会翻翻系统数据。他发现每周三下午是快递高峰，于是和保安协商，那两天增加巡视频次；他还发现技术部收件最多，就主动在他们楼层贴了自助查询二维码。

管理的精妙之处，往往不在宏大的战略，而在这些细小的流动中。当信息开始自动跑路，人才能真正腾出手来思考。