财务部的老陈有个外人不知道的习惯：每次收到报销单，他都会在背面用红笔画几个小符号——一个圆圈代表发票贴歪了，一条横线是票据重叠，一个叉则是金额看不清。这些标记没人要求他做，但他坚持了八年。他说，这样下次提醒申请人时，能说得具体点。

可问题是，提醒归提醒，下一次照样贴得乱七八糟。新来的实习生小林交了三次都被打回来，委屈地说：‘我哪知道你们财务有这么多潜规则？’

直到上个月，行政部统一推了个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是让各部门自己搭流程用。大多数人当它是另一个打卡报修的壳子，随便填了两个表单就扔在那儿。但老陈不一样。

他花了三个晚上，没让IT插手，自己拖拖拽拽做了个‘报销贴票规范提交工单’。里面分了几类：差旅类、办公采购类、招待类，每一类都配了一张标准贴票示意图，还能上传照片预览。最绝的是，他加了个‘预审环节’——员工填完报销信息，先不进财务系统，而是由他指定的两名资深会计快速过一眼贴票图，有问题当场退回补正，不扣进度，也不留记录。

他还悄悄把那些红笔符号转化成了系统里的自动提示语。比如上传图片里发票角度偏了15度以上，系统就会弹出：‘建议调整方向，避免扫描时信息缺失（参考：模板图3）’。不是警告，也不是驳回，就是轻轻一提。

两周后，退单率直接掉了六成。更意外的是，销售部看到这个工单，居然复制了一份，改成‘客户合同扫描件提交规范’；人事接着又拿去做了‘入职资料预检清单’。老陈没宣传，也没培训，就发了个链接在部门群里说：‘以后报销前，可以先来这里过一下，省得到时候来回跑。’

有人说这不算创新，顶多是个电子版贴士页。但我知道，真正的管理改进往往不是从顶层设计开始的。它可能始于一个人对混乱的忍耐极限，终于一个没人阻拦的自定义入口。

关键是，你得允许老陈们能自己动手改东西。很多系统号称‘灵活’，可真要加个字段就得走需求评审、排期开发，等上线了，问题早变样了。而蓝点这类系统的好处是，你不告诉他们这是给谁用的，结果最后用得最溜的，反而是那些平时不吭声的人。

前几天碰到老陈，他难得笑了下：‘我现在红笔都快干了，用不上了。’