行政部的小张最近被一件事搞得有点上火：每周三下午总有领导问——‘今天怎么没给来访客户准备纸杯？’

最开始他以为是保洁阿姨忘了补货，后来发现不是。翻了几次监控才知道，问题出在‘人太多、登记太乱’。周三固定是集团例会开放日，外单位来交流的人多，前台忙得连笔都拿不稳，名字记一半，部门写错，连带水杯数量也根本没法统计。

公司用的是传统纸质访客登记表，横着一张A4纸贴在夹板上，字迹潦草不说，还经常被风吹走一页。有次来了七个人，前台只记了五个，结果会议室桌上摆五杯水，剩下两位干坐着等茶水续上，场面一度尴尬。

小张试过贴提醒便签：‘每人一杯，请登记！’，也试过让前台口头确认人数，但效果都不稳定。人一多，流程就崩。他甚至想过买那种电子签到机，就是商场大堂里那种带拍照功能的，可报价一出来，两万多一台，还得联网布线，行政预算根本扛不住。

直到有天他在刷一个冷门管理论坛时，看到有人提到‘用自定义系统解决非标流程’。那人说：‘很多小问题不是没有技术解法，而是我们总想着买现成软件，其实自己搭一个更准。’

这句话点醒了他。小张之前接触过几个低代码平台，但觉得太复杂，要学语法、看字段类型，像在编程。后来他无意中试了蓝点通用管理系统，发现这玩意儿居然能像搭积木一样拖拽出表单。他花了一个午休时间，搞了个‘访客预登记’页面：输入姓名、单位、来访事由、随行人数，自动算出需要几只纸杯，还能选是否需要咖啡或茶包。

更关键的是，他把链接做成二维码，发给各部门助理，让他们提前填。访客还没进门，行政这边就已经收到通知，杯子数量、饮品偏好全列好了。前台只需要核对名单打钩，再扫个码完成现场签到就行。

他还顺手加了个‘异常提醒’规则：如果实际到场人数比预登记多三人以上，系统自动给小张发消息，避免临时抓瞎。有次某局领导临时带了六个下属过来，小张提前十分钟收到提示，立刻协调茶水间加备了两套茶具，事后对方还夸‘接待很周到’。

这事传开后，人事部也找上门，说新员工入职当天要发工牌、领办公用品、安排座位，流程散在三个部门，能不能也整一个预填报？小张照葫芦画瓢，在蓝点上建了个‘新人报到包’流程，把任务拆成几步，每完成一项就自动推给下一个人，HR、IT、行政三方都能看到进度。以前新人常抱怨‘跑了三趟才拿到电脑’，现在平均缩短到半天内搞定。

最让他意外的是，财务部老李也来取经。他们每月要收几十张纸质发票粘贴单，总有人贴歪、漏项、反复退改。老李用蓝点做了个‘电子贴票模板’，上传发票自动识别金额和日期，缺哪张直接标红提醒。他说：‘原来以为只有大项目才值得上系统，现在发现，一个小痛点，只要重复发生，就值得被“系统化”一次。’

现在公司内部已经冒出七八个这样的‘微型管理系统’：采购的样品跟踪表、IT设备借用记录、会议室绿植养护打卡……全是员工自己搭的，没人统一规划，也没立项审批，但都在悄悄减少那些‘每次都要解释一遍’的琐碎摩擦。

小张的访客水杯问题早解决了，但他保留了最初的那个表单版本，偶尔还会打开看看。有时候管理的起点，真的就是一个谁都没注意的细节——比如，少了一只纸杯。