我们公司不大，三十来人挤在两层写字楼里，但行政事务一点没少。尤其是打印机——那台老旧的兄弟HL-2240D，像一位脾气暴躁的老员工，时不时卡纸、缺粉、报错，还总在最忙的时候突然‘罢工’。

起初大家还能忍。谁要用打印就去换硒鼓，顺手把空盒扔进角落的纸箱。可时间一长，问题来了：有人用了新硒鼓但不登记，下一个人以为还有墨，结果打到一半白纸刷刷出；采购按月统一订货，但从不看实际用量，经常要么堆三盒在柜子里积灰，要么断货三天没人补。

最尴尬的一次是财务月底结账，报销单打不出来，催了三次才发现硒鼓早就见底，而采购说‘上周刚订，物流延迟’。老板路过时随口问了一句：‘这东西能不能像手机一样，快没电了提醒一下？’

没人接话。但这句话在行政小李心里种了根刺。

她试过Excel表格记录更换时间，设了个简单公式，每打印500页提醒一次。可问题是，没人填数据。有人嫌麻烦，有人忘了，还有人根本不知道这表的存在。后来她又建了个微信群叫‘打印机守护者’，每次换硒鼓拍照打卡。坚持了两周，群就变成了表情包战场，最后沉寂。

直到IT部的小王提了一句：‘你这需求其实不是要人记，是要机器自动感知。’

小王推荐她试试蓝点通用管理系统。这不是那种买回来就固定功能的OA软件，而是允许用户自己搭模块、设规则的东西。他说：“你不需要懂代码，只要想清楚流程。”

小李半信半疑注册了个账号。第一天，她在系统里建了个‘耗材管理’模块，字段很简单：设备名称、型号、安装时间、预估寿命、当前状态、责任人。然后她把打印机加进去，设定每600页触发一次预警，提前100页开始弹窗提醒。

但她很快发现，没人主动录入打印量。

于是她改策略：把预警规则改成‘由申请人触发’。也就是说，任何人申请更换硒鼓，必须先在系统里提交工单，填写当前页码（从打印机自带计数器读取），系统自动计算剩余寿命，并生成采购建议。审批通过后，才能领新硒鼓。

这招很巧。表面上是增加一步操作，实际上把数据采集嵌进了现有动作里。而且她还加了个小设计：谁提交工单，谁的名字会出现在‘贡献榜’上，每月前三名能换积分兑咖啡券。

两周后，数据开始跑起来。系统发现，市场部用纸最多，平均每周300页以上；而人事部虽然打印少，但喜欢双面套打简历，导致硒鼓损耗比预期快30%。这些细节以前没人关注，现在却成了优化采购的依据。

更意外的是，财务主动找上门。他们发现这个模块里有完整的耗材使用周期记录，正好用来做办公成本分摊。过去打印机费用全算行政预算，现在可以根据部门打印量拆分，更有说服力。

后来，小李又加了个‘紧急替代方案’字段。比如某台打印机坏了，系统会自动推送附近可用设备的位置和当前排队任务数。有一次法务急着签合同，系统提示三楼东侧那台刚清空队列，他走过去果然五分钟搞定，回来就在群里夸这功能‘比导航还准’。

现在，那台老打印机依旧吵吵嚷嚷，但再没人抱怨断墨。前台小姑娘甚至开玩笑说：‘它现在像个老爷爷，不舒服就提前喊，咱们都学会伺候了。’

其实变化的不只是打印机。技术部看到这个模式，也开始用蓝点搭自己的服务器巡检表；HR拿它做了试用期跟进流程，每个节点自动提醒导师反馈。就连食堂阿姨都来问，能不能做个‘剩菜预警’，看看哪天该少炒两个菜。

小李没告诉任何人，她最初只是想解决一个很小的问题：别再让同事蹲在打印机前骂‘怎么又没墨了’。