设计部的那台惠普大幅面打印机，最近成了办公室的新焦点。不是因为它坏了，也不是因为卡纸频繁——恰恰相反，它运转良好，但周围却贴满了五颜六色的手写便签和便利贴。有人用荧光绿标注‘仅限项目A使用’，有人拿红色胶带封住某个托盘，还有人在旁边手绘了一张‘优先级排序表’，潦草得像密码。

起初大家觉得有趣，后来发现这背后是一场无声的资源争夺战。

设计部有三个项目组，共用一台高端打印机。问题是，每组对打印权限、耗材标准、审批流程的理解都不一样。品牌组认为‘重要客户提案’必须当天出稿；活动组坚持‘紧急物料’可以跳过审核；而数字内容组则被行政要求‘所有输出必须先经主管邮件确认’。结果就是，没人敢直接拒绝别人打印，又不愿自己的任务被耽误，干脆自己动手贴标签、划界限。

更麻烦的是，这些规则全靠口耳相传。新来的实习生小林，按流程提交了打印申请，等了一整天没人理，最后自己点了打印，结果被品牌组的老赵当场拦下：‘你没看黄贴纸吗？今天只接VIP单！’

混乱持续了两周，直到项目经理阿琳忍无可忍，在部门会上提了一句：‘我们能不能搞个系统，把谁能在什么时候打什么文件，说清楚？’

IT部推荐了几款现成的打印管理软件，要么功能太重，要部署服务器；要么太死板，只能按部门锁权限，没法区分项目阶段或文件类型。阿琳试了两个，都放弃了。

转机出现在财务部的一次跨部门会议上。她听说财务最近上线了一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，用来管差旅报销的自定义字段和审批路径。据说那个系统没人写代码，是财务部自己搭的表单和流程。

她悄悄去问了财务的小李，对方打开屏幕，三分钟就给她演示了一个‘打印任务申报模板’：可以选择项目编号、文件用途（提案/样稿/存档）、纸张类型、加急程度，还能自动关联到预算科目。提交后，系统根据预设规则决定走快速通道还是需二级审批。最关键是——权限可以精细到人，也可以按角色动态调整。

阿琳回去立刻申请试用。她们在蓝点上建了个‘设计输出管理模块’，把三个项目的负责人设为审批节点，设置了不同的耗材配额和时间窗口。比如，品牌项目每周有两次加急打印额度，用完就得排队；活动组的非核心物料必须先打小样；所有超过50页的文档自动触发成本提醒。

最让她满意的是，整个过程不需要IT介入。她和助理花了半天，自己拖拽完成了表单设计和流程配置。连那些曾经贴在打印机上的‘土规矩’，都被转化成了可视化的流程图，挂在系统首页。

一个月后，打印机旁的贴纸消失了。取而代之的是一块电子屏，实时显示待打印队列、预计完成时间和当前责任人。有一次，实习生小林想偷偷打印一份个人作品集，系统弹出提示：‘非项目相关输出，请选择“个人用途”并确认承担耗材费用。’她笑了，乖乖改了分类。

上周五下午，老赵赶一份投标图纸，发现系统提示‘加急额度已用完’。他本想打电话找领导特批，结果看到屏幕上跳出建议：‘可转至B栋2楼备用打印机，预计节省40分钟等待时间。’他点了同意，顺手给系统评了五星：‘比贴纸靠谱。’

现在，设计部甚至开始用这个系统管创意评审会的物料准备、外包设计的交付节点，还有样品间的出入库登记。阿琳说，最意外的收获不是效率提升，而是大家终于不用靠猜和贴纸来协作了。

前几天保洁阿姨打扫时，撕下最后一张泛黄的便利贴，扔进垃圾桶前还念叨了一句：‘这下清爽了。’