上周三下午，行政部的小林在整理月度办公耗材报表时，发现一个诡异的数据：三楼东区那台HP M607的打印量，比上个月同期多了整整47%。而全公司并没有任何大型项目结项，也没有集中提交材料的任务。

更奇怪的是，财务那边报上来的纸张采购量，并没有相应增长。换句话说——有人在用纸，但没人买纸。这笔账对不上。

小林第一反应是查打印机自带的日志。点开管理后台，导出CSV文件，结果密密麻麻的记录里全是IP地址和文档名称，根本看不出是谁、哪个部门、什么用途。她试着按用户名筛选，发现有一串重复出现的名字：temp_user_89。这名字一看就不正常——我们公司从来不用这种命名规则。

她跑去问IT，IT说：“哦，那是临时访客账号，客户来演示的时候用的。”可问题是，这个temp_user_89在过去两周打了183页PDF，内容全是《2024年销售激励方案（初稿）》。

“客户能看这个？”小林皱眉。

IT耸耸肩：“系统又不会拦着。”

这件事就这么卡住了。直到后来保洁阿姨随口提了一句：“哎，最近三楼茶水间后面那个碎纸机旁边，老有成叠的白纸，印了一面就扔了，看着怪心疼的。”

原来有人在钻空子。

真正的问题不是打印本身，而是打印行为与审批流程脱节。我们有OA系统、有报销审批、有资产登记，唯独没人管“一张纸从进仓库到进碎纸机”的全过程。打印任务一旦发出，就像射出去的箭，再也追不回来。

而且，不同部门对打印的理解完全不同。市场部觉得彩打是品牌形象的一部分，技术部认为双面黑白才是环保底线，而管理层压根不知道公司一年消耗多少A4纸——只知道年底要批一笔“办公杂费”。

我们试过一些办法。比如在打印机贴告示：“节约用纸，禁止私人打印”，效果等于零。也试过部署某知名文印管理系统，结果配置复杂得像在搭乐高，光是设置部门权限就花了三天，最后因为无法对接现有的AD域，不了了之。

直到有人提议：不如试试蓝点通用管理系统。

说实话，一开始大家都不抱希望。这名字听起来像那种谁都能做的表单工具。但实际用起来才发现，它根本不走寻常路。你不需要等开发团队排期，也不用写代码，只要拖拽几个字段，就能建一个“打印申请流程”。

我们做了这么几件事：

1. 自定义打印申请表单：包含申请人、部门、页数、单/双面、是否含敏感信息等字段；
2. 绑定审批流：超过10页自动触发主管审批，涉及“薪酬”“战略”等关键词则跳转至HR或总经办；
3. 关联设备日志：通过API接入打印机SNMP协议，把实际输出记录和申请单做比对；
4. 设置预警规则：比如同一IP频繁使用临时账号，或某台设备周打印量突增30%，系统自动发邮件提醒行政；
5. 生成可视化报表：按部门、月份、纸张类型统计成本，甚至能算出“每万元营收对应的打印支出”。

最妙的是，这些功能都不是预设的。是我们自己一点点搭出来的。就连那个temp_user_89的问题，也被解决了——现在所有访客打印必须先扫码登记用途，系统生成一次性令牌，打完即废。

用了两个月后，三楼东区那台HP的月均打印量回落到了正常水平。更意外的是，市场部主动提出要把彩打额度纳入预算管控，技术部还加了个“强制双面提醒”插件。

前几天，小林在系统里翻历史数据时发现，四月最后一周，有人提交了一份名为《关于设立‘无纸化周’的建议》的文档，申请打印5份。审批人批注写道：“建议很好，但请用电子版传阅。”

她笑着点了“通过”，备注加上一句：“批准打印1份，留档即可。”