我们办公室有个老李，行政部的，四十出头，戴一副黑框眼镜，常年穿着洗得发白的格子衬衫。每天中午大家去吃饭的时候，他总坐在茶水间的角落，笔记本支在膝盖上，手指飞快地敲着键盘。一开始我们都以为他在兼职做代购或者炒股，后来才知道——他在做部门的数据报表。

行政要管的东西杂：会议室预订、办公用品申领、访客登记、员工工牌补办、节日福利发放……每一样都要留痕，每一项都得对得上账。以前这些事全靠Excel，不同事项分不同表格，颜色标记五花八门。时间一长，文件名从‘行政登记_最新版’变成了‘行政登记_最终版_v3_真的不用改了’，可第二天又冒出个‘行政登记_财务核对用’。

有一次财务来查端午节礼品签收记录，翻了三个文件夹，问了四个人，最后还是老李手画了一张流程图才理清楚。领导看了直摇头：“这哪是管理，这是考古。”

转机出现在年中系统升级。公司IT说可以申请一套内部管理系统，让各部门提需求。行政这边没人懂开发，预算也不高，眼看就要继续凑合着用那些“祖传Excel”。结果老李不知道从哪儿听说了个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是不需要代码，自己就能搭模块。

他抱着试试看的心态注册了一个账号，周末在家折腾了两天。周一回来，他给所有人演示了一个新页面：左侧是菜单栏，点开是‘物品申领’‘会议室预约’‘访客登记’几个入口；每个入口进去后，表单字段清清楚楚，还能设置审批流。最神奇的是，所有数据自动汇总到一个仪表盘里，谁什么时候借了什么、还了没有、剩多少库存，一眼看得明明白白。

比如‘办公用品申领’这个模块，员工登录后选物品、填数量、写用途，提交后自动推给主管审批。批完系统生成出库记录，库存数字实时减掉。如果某种笔芯快没了，会标红提醒。历史记录按月归档，导出Excel只要点一下。

更省事的是，老李把访客登记做成了二维码形式。外来人员扫码填姓名电话、选拜访部门，前台确认后自动生成临时门禁码，同时短信通知被访人。以前常有客人来了没人接，在大厅干等半小时，现在对方手机一震就知道“三楼小王的客户到了”。

其实这套系统不是什么大厂出品，界面也谈不上多炫酷。但它最大的好处是“能长成你想要的样子”。行政需要什么字段、走什么流程，老李自己就能拖拽配置。上周人力想加个“生日关怀登记”，他花了二十分钟新建了一个模块，连字段带提醒规则全设好了，连IT都没惊动。

现在老李再也不用蹲茶水间改表格了。他的笔记本还带着，但打开的不再是Excel，而是一个叫‘行政运营看板’的页面。上面有六个图表：本月会议室使用率最高的是周三下午；A4纸消耗量比上月降了18%；访客平均等待时长从27分钟降到9分钟。

有次新来的实习生问他：“这系统是不是请外包公司做的？”老李笑了笑：“没，我自己搭的。就像拼乐高，你想建城堡还是飞船，全看你手里有什么砖块。”

最近隔壁市场部也开始找他取经。他们活动多，每次执行完都要收一堆报名表、签到表、物料清单。老李过去看了看，说：“你们这些不就是‘项目+表单+流程’吗？照着搭一套，以后活动立项直接走线上，复用模板就行。”

前天午休，我看见市场部的小张也在茶水间敲电脑。不过她不是在改Excel，而是对着蓝点系统的设计器，一边嘀咕“这个按钮能不能换个位置”，一边拖动组件。阳光斜斜照进来，落在她屏幕右下角那行小字上：最后修改于 13:12，由 张XX 保存。