上个月财务对账，翻销售合同像在考古。去年Q3的订单找不到原件，法务要补签，客户都快忘了这单生意。老板问是谁的责任，没人认，因为——谁都没错，流程就是这么松。

我们公司不大，三十来人，做工业配件代理。销售签合同靠微信传PDF，回传、打印、归档全凭自觉。行政偶尔催一句‘记得交合同’，可一忙起来，谁还记得上周签的那份补充协议到底交没交？

直到新来的实习生小林，在入职培训时被要求‘学习归档流程’，结果她只用了三天就崩溃了：‘不是说好电子化办公吗？怎么还用纸质文件贴标签？’

她没抱怨完，反而开始琢磨。她说她大学做社团活动时用过一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，能自己画表格、设提醒，还能拖拽流程。她问IT能不能装个类似的，IT说预算不够，买不起OA系统。

‘那我能不能自己搞一个？’她问主管。

主管笑她天真，说：‘你连权限都没有，怎么管别人的合同？’

小林没放弃。她私下申请了个试用账号，用蓝点搭了个最简单的‘合同追踪表’：字段就几个——客户名、合同编号、签约日期、回传状态、归档人、备注。她把过去半年漏归档的合同手动录入，然后设了个规则：合同签署后超过48小时未回传，自动给销售和行政各发一条提醒。

她没动任何人数据权限，只是把自己设为‘观察员’，每天截图发到部门群：‘以下5位同事的合同还没交哦～’

一开始大家当笑话看。可两周后，财务部发现对账效率明显变快，法务也说补签少了。更关键的是，有次大客户突击审计，我们半小时内调出了近三年所有变更记录——小林那个表里居然自动生成了时间线视图。

老板问这是哪个系统，IT支支吾吾说不是公司采购的。小林坦白说是自己用外部工具搭的。本以为会被批评私自用软件，结果老板反问：‘这东西能不能推广到采购和人事？’

现在，不只是合同管理。采购部用它跟踪供应商交货延迟，人事拿它做试用期反馈打卡，连前台都建了个‘快递代收提醒表’，谁的东西到了都会收到消息。

最神奇的是，没人再开会讨论‘流程该怎么定’。每个部门自己定义字段、设置触发条件。销售嫌提醒太频繁，就把‘48小时’改成‘72小时’；行政觉得备注太乱，加了个必填附件功能。所有人都是使用者，也都是设计者。

有次我和小林聊天，问她当初为啥非得折腾这个。她说：‘我不是想立功，就是觉得，明明一条消息就能解决的事，为什么要等三个月后翻纸堆？’

后来我才知道，蓝点允许用户用类似Excel的操作方式建数据库，但又能设置自动化流转。比如，合同一旦标记‘已归档’，就会自动同步到财务的开票清单；员工离职流程走完，HR系统会收到结构化数据接口。它不预设行业模板，而是让你从一张空白画布开始，按实际工作流去拼装。

我们没花一分钱买额外软件，也没请外包开发。一个实习生，加上一个可自定义的工具，把好几个‘老大难’问题 quietly 解决了。

前几天看见销售经理在教新人用那个表单：‘记住，不是签完字就完了，系统会盯着你。’

新人问：‘那系统是谁管？’

经理笑了笑：‘谁用得好，谁就管。’