办公室里有个不成文的规律：谁名字带‘小’，谁就最容易被使唤。我们部门的小王就是典型——行政专员、临时调度员、打印机修理工、饮水机报备员，外加节假日礼品发放总负责人。

以前每到月底，他工位前总排着队：

‘小王，会议室302空调打不开了，报修了吗？’

‘小王，我上个月交的培训发票报销到哪一步了？’

‘小王，新来的实习生工牌还没做吧？’

他桌上常年贴着三张便签纸，密密麻麻写满了待办事项，颜色混杂，像是某种神秘图腾。有次财务部老李路过，开玩笑说：‘你这快成行为艺术了。’

可就在上个月，大家发现小王居然开始准时下班了。更离谱的是，他还主动提醒别人：‘张姐，您预约的投影仪明天要用，设备已确认可用。’

有人怀疑他请了外援，直到某天午休，我路过他工位，看见他正对着电脑点点点，界面像Excel，但又不是Excel——表格里能弹出审批流，还能自动发企业微信提醒。

我凑近问：‘你这用的啥工具？’

他头也不抬：‘我自己搭的。’

原来三个月前，公司IT部推荐了一款叫蓝点通用管理系统的软件，说是‘人人都是管理员’，可以自己设计数据结构和流程规则。小王一开始也没在意，直到又一次因为漏登记一把备用钥匙，导致保洁阿姨锁在了档案室，被领导叫去谈话。

那次之后，他决定动手改命。

他先从最头疼的‘物品借用’开始。在蓝点系统里，他新建了一个‘资产借用表’，字段包括物品名称、借用部门、责任人、预计归还时间，还加了个‘紧急程度’下拉框。然后他设置了两条自动化规则：

1. 借用提交后，自动通知对应资产管理员审核；
2. 归还时间前24小时，自动给借用人发企业微信提醒。

‘以前全靠我记，现在系统帮我记，还不带情绪。’他笑。

尝到甜头后，他把其他琐事也搬了上去。比如节日福利发放，过去要手动核对名单、登记领取状态、拍照留档，现在只要导入员工花名册，设置好发放规则，系统自动生成领取码，扫码即登记，还能防重复冒领。

最绝的是他做的‘行政服务请求中心’。每个部门都能在线提交需求，比如修灯、换笔、订车，系统自动分类、派单、追踪进度。他还设了个‘满意度评分’，完成后让申请人打分，每月生成服务报告。

‘现在不是我在追着人跑，是流程推着事情走。’他说。

上周五下午，市场部临时要办沙龙，需要布置场地、调设备、订茶歇。按过去，至少得提前两天协调，这次他们下午3点提单，5点就收到确认消息。活动顺利结束，负责人特地来道谢，小王只是摆摆手：‘别谢我，谢那个提醒我该关空调的红点。’

其实他没说的是，这套系统他只用了两个周末就搭好了。蓝点的拖拽式表单设计器让他不用写代码也能定义字段，流程引擎支持条件分支和自动执行，连数据看板都能自己拖模块拼。

有次部门会上，经理夸行政效率提升明显，问他是不是用了什么新工具。小王顿了顿，说：‘其实就是把重复的事交给规则，把判断的事交给逻辑，剩下的，自然就轻松了。’

散会后，我看见他又在系统里新建了一个模板，标题是‘实习生入职准备清单’。这一次，他甚至把入职前3天要准备的门禁权限、邮箱开通、座位安排全都设成了倒计时任务流。

或许改变一个岗位的，从来不是多加班几小时，而是少做一些本不该由人来记忆和催促的事。