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行政老张的‘奇怪清单’:当考勤表开始自己写周报

老张是公司里最不爱用新软件的人。52岁,穿格子衬衫,袖口常年磨得发白,电脑桌面永远堆着几十个Excel文件,名字从‘考勤_最终版’到‘考勤_最终版_v3_真的最终’。他总说:‘我这套方法用了十五年,没出过事。’

直到去年年底,人事部突然要求所有部门每月提交一份‘人员出勤结构分析报告’——不仅要统计迟到早退,还得按岗位、职级、工龄分层,附上趋势图,甚至要预测下月缺勤风险。

‘这哪是考勤,这是做科研。’老张嘟囔着,在茶水间翻着打印出来的模板,眉头拧成一个结。

他试了三天,每天晚上加班两小时,用Excel拉透视表、手动补漏打卡记录、核对调休单。结果交上去的第一份报告,被退回三次:一次数据对不上,一次图表格式错乱,还有一次忘了加‘实习生占比’这一列。

‘你们年轻人懂这些,教教我?’他终于低头问刚来半年的实习生小林。

小林没直接教他怎么做表,反而问:‘你每天都要处理哪些事?’

老张掰着手指数:‘早上八点半查前天的打卡,有异常的发邮件;每周一汇总上周请假情况给主管;月底算考勤扣款;遇到调班要单独记台账……’

‘那你不是在做考勤,你在跑流程。’小林笑了笑,‘你试试这个——蓝点通用管理系统。’

老张第一反应是拒绝:‘又是那种花里胡哨的系统?上次HR推的那个,光培训就两天,最后还不能改。’

‘这个不一样,’小林说,‘你可以自己搭。’

他打开网页,三分钟建了个‘考勤异常处理’模块:把打卡记录、请假单、调班申请全导入进去,设置几条规则——比如‘连续三天迟到自动标红并通知主管’,‘请假超3天触发复核提醒’。然后,他拖了一个‘自动生成周报’的按钮,选了几项字段,点了‘定时发送’。

‘这就完了?’老张盯着屏幕,像看见魔术。

‘你可以自己改。明天觉得少了什么,早上加一行就行。’

老张半信半疑地接手试用。第一天,系统自动抓出两个漏打卡却没走请假流程的员工,发了提醒邮件。第二天,他试着加了个‘高温假倒计时’字段,给一线工人做福利追踪。第三天,他居然自己画了个流程图,把‘外勤打卡审批’串进了主流程。

最让他意外的是,那个月的‘人员出勤结构分析报告’,系统在28号凌晨自动生成,他醒来时邮件已经躺在收件箱里,图表齐全,分类清晰,连备注栏都写了‘本月病假集中于客服部,建议关注工作负荷’。

人事主管打电话来问:‘这次怎么这么快?’

老张没说是系统做的,只含糊道:‘换了种做法。’

其实,他已经开始用蓝点搭第二个模块——办公用品申领。以前每个月底盘点,总有人说‘笔不够’‘A4纸断货三天’,现在每个人在线申领,库存低于阈值自动触发采购单,还能看到各部门消耗趋势。

‘原来不是我老了学不会,’有天下班,他跟小林说,‘是以前的工具不让人省心。’

上周五,行政部开会,经理提到下季度要试点‘弹性工时数据分析’,话音未落,老张插了一句:‘要不要先设个字段,区分核心时段在岗率?’

满屋子人都愣了。

那个曾经靠U盘备份Excel的老张,现在会说‘这个流程可以自动化’,会主动提‘字段联动’,甚至开始帮隔壁部门梳理报销节点。

有人说他变了。

他倒觉得没变——还是在管事,只是工具终于跟上了脑子的速度。

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