管理软件推荐榜
实习生小林的‘会议复仇记’:他用一个会记仇的议程表让所有人准时了

上个月,部门来了个新实习生,叫小林。刚来第一天就被安排参加周例会,结果他提前十分钟到会议室,等了二十分钟,人才陆陆续续来齐。项目经理一边翻PPT一边说:‘人没到齐,先聊聊别的。’

小林没说话,但心里记了一笔。

第二周,他又提前到了——这次带了笔记本,还特意调出了自己做的一个简单表格。表格只有三列:会议名称、应到时间、实际开始时间。他默默记下了每次会议延迟的分钟数,并在旁边加了个备注栏,写上‘迟到原因’,比如‘等张工改PPT’‘李总临时电话会’‘没人主持’……

第三周,他把这张表打印出来,贴在茶水间白板上,标题写着:本周会议守时排行榜

没人说什么,但第四周,会议开始时间准点率突然升到了83%。

后来我们才知道,那张表根本不是手填的。他是用了蓝点通用管理系统,搭了个叫‘会议信用分’的小应用。每次会议创建时,系统自动记录预定时间;一旦实际开始时间超过预定5分钟,系统就会给组织者扣1分,同时在团队群发一条提醒:‘您发起的【项目对齐会】已迟到7分钟,信用分-1。’

最狠的是,他还设了个规则:连续三次信用分低于80的负责人,下次会议默认由系统指派一名‘监督员’——通常是上次被耽误最多的参会人。

财务部王姐第一次被指派当监督员时还挺懵,后来发现这活儿挺爽:可以正大光明打断跑题、要求跳过无关议题、甚至有权宣布‘本场会议已超时,建议延期’。

渐渐地,大家开始主动查自己的‘会议信用分’。有人发现分数掉得太快,干脆把会议改成异步文档沟通;有人为了保住分数,提前一天就把材料发完;还有人开始抢着在系统里预约会议室,只为挑个没人敢迟到的时间段。

其实小林也没做什么复杂的开发。蓝点这个系统的好处就是,不用写代码,拖几个字段就能建表:比如‘会议主题’‘发起人’‘预定开始时间’‘实际开始时间’‘参会人数’‘是否超时’。再用它的自动化功能设置触发条件——只要‘实际开始时间’比‘预定’晚,就自动计算差值,更新发起人的累计迟到时长,并同步到个人信用看板。

更妙的是,系统支持自定义视图。小林做了个‘红黄绿灯仪表盘’:绿色代表准时率>90%,黄色是70%-90%,红色则是<70%。每个月初,系统自动群发一封邮件,附上各部门的守时排名。行政部原本常年垫底,被刺激得直接出台了‘迟到三次取消下周会议室优先使用权’的规定。

有次老板临时召集紧急会,迟到了六分钟。系统照常扣分,群里弹出提示。他看了一眼,笑着说:‘行啊,这玩意儿连我都敢罚?’转头问小林:‘这系统还能干啥?’

小林说:‘您想管啥,它就能学啥。’

现在这系统已经被复制到了其他组。销售部拿它追踪客户响应时效,研发组用来监控代码评审延迟,连保洁阿姨都申请开了个‘清洁任务打卡台’,谁没按时清空垃圾桶,第二天工位上就会贴一张电子警告条。

上周五,小林提交了转正申请。审批流程走到老板那儿时,他批了一句:‘批准。顺便问下,能不能把我的信用分恢复一下?’

微信扫码关注关注乱码泥石流,领取限时福利

  1. 蓝点管理系统正版授权
  2. 好书推荐及电子版资源
  3. 最新管理软件资讯推送
  4. 不定期随机福利