我们公司不大，四十来人，但每天的快递量惊人。不是业务多，而是大家太爱网购了。行政部的小张，一个总穿着帆布鞋、说话轻声细语的姑娘，成了全公司最忙的‘快递中转站负责人’。

起初，她用Excel登记，谁来了谁签字。结果三天后，表格就乱了——有人没签，有人代签但写不清名字，还有人拿了包裹转身就走，连个影都没留。某天财务总监的发票快递丢了，翻记录找不到谁拿的，最后只能自认倒霉。

这事之后，小张没吵没闹，默默搞了个‘快递签收墙’。A3纸打印表格，贴在前台旁边，每天更新。她还手写了提醒：‘没签名=没领取，请自觉！’

结果呢？签名率是上去了，但错签、漏签还是不断。更离谱的是，有人拿了别人的包裹，签了自己的名字，美其名曰‘顺手帮同事带上来’。等真同事来问，才发现东西早被‘代领’走了。

小张终于受不了了。她跟我说：‘这哪是管快递，这是在破案。’

但她没放弃。她开始琢磨，能不能让系统‘记住’每个人的习惯？比如，谁经常代领？谁总是不签？谁领了但从不确认？她想要的不是一个登记本，而是一个会‘记仇’的签收流程。

她试过几个现成的行政管理软件，要么太复杂，要培训半天；要么太死板，改个字段都要找客服。直到有次我去她工位，看见她在用一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，界面看着朴素，但她的快递管理模块已经跑得飞起。

我凑近一看，乐了。她居然给每个快递设置了‘状态机’：待签收、已通知、代领待确认、异常滞留、已归档。每次快递到，前台扫码录入，系统自动发企业微信消息给收件人：‘您的快递已到前台，请于4小时内完成签收，否则将标记为异常。’

最绝的是‘代领机制’。如果张三要代李四领，必须在系统里发起‘代领申请’，李四得在手机上点‘同意’，系统才生成临时授权码。前台扫码放行，全程留痕。不同意？那张三就领不了，硬拿就是违规。

我还发现她设了个‘信用分’。虽然没公开，但她悄悄给每个人打了分：按时签收+1，漏签-2，拒绝代领确认-3。分数低的，系统会在下次快递到时，自动多发两条提醒，甚至抄送直属主管。

别说，这招真管用。以前总‘忘记’签收的小王，第三次被抄送主管后，主动来找小张：‘能不能把我信用分提上去？我保证以后马上签。’

小张笑了笑，说：‘系统说了算。连续五次准时签收，自动恢复。’

更妙的是，她把历史数据导出来做了个‘快递热力图’。发现每周三下午是高峰，于是跟前台协商，那两天安排专人值守。还发现技术部收件最多，但签收最慢，一问才知道他们常在会议室写代码。她干脆在会议室门口装了个企业微信扫码终端，让他们出来顺手一扫就行。

现在，公司的快递纠纷几乎归零。财务总监的发票再没丢过，HR也不用天天追着问‘谁拿了体检报告’。小张甚至开始管起了员工自带物品出入登记——同样是那个系统，换个模板，字段一调，流程复制，三天上线。

有次我问她：‘你怎么想到把这些规则塞进系统里？’

她说：‘我不是想惩罚谁，只是希望规则能自己走路。人容易心软，系统不会。它记得住谁总迟到，也看得见谁一直守信。管理不该靠喊，而该靠设计。’

后来我发现，她用的那个蓝点系统，其实谁都能搭。销售部用它管客户样品寄送，仓库用它做临时出入库，连食堂阿姨都拿它登记外来食材送货记录。没人教，大家看小张用得好，自己照着模板改一改，就成了。

最好的管理工具，不是功能最多的，而是能让普通人把自己的经验变成规则，再让规则自动运转的那个。