我们公司有12个会议室，最大的能坐30人，最小的只放得下一张圆桌和四把椅子。三年前刚搬进新办公楼时，行政部贴出一张A4纸，上面画着所有会议室的名字和容量，下面是一张Excel表格打印版，写着‘请提前填写预订信息’。那张纸贴在茶水间门口，没过两周就皱得像咸菜，字迹被咖啡渍晕开，有人用红笔写‘已订’，有人划掉又重写，还有人干脆拿便利贴盖上去。

后来这张表搬到了线上——一个共享文档，所有人可以编辑。起初还挺新鲜，大家自觉更新，颜色标注也整齐。可时间一长，问题来了：小李开了个会，临时延长半小时，没改系统；市场部预约了‘星辰厅’做直播，结果技术部发现里面正在修投影仪；最离谱的一次，两个部门同时冲进‘极光室’，手里都拿着会议邀请邮件，谁也不肯让。

行政开始发邮件提醒，每周清理一次冲突记录。但没人真当回事。直到有一天，王总监要给总部做汇报，提前一周订了‘银河厅’，带客户上门那天却发现门开着，财务部正围着桌子算年终奖。他当场黑脸，事后一句话传遍全公司：‘这地方连个会议室都管不好？’

压力落到了IT头上。他们试过钉钉的日程同步，发现跨部门协调时总漏通知；用过企业微信的会议室功能，但没法自定义审批流程，临时加人还得找管理员；还试过一个专门的SaaS工具，按月收费，人均十几块，老板一听就摇头：‘就为了不让抢会议室？’

真正转机是人事部的小吴。她以前在上一家公司用过一款叫蓝点通用管理系统的软件，说是‘啥都能管’。她私下建了个测试环境，把会议室资源、使用规则、审批权限全配进去——包括谁可以优先使用、哪些时段开放临时申请、设备故障时自动锁定房间。最关键是，她设了个规则：如果会议结束没及时释放，系统会在15分钟后自动发提醒，三次未响应，下次申请就得主管特批。

她拉上几个常撞车的部门试了一个月。一开始大家嫌麻烦，觉得又要登录新系统，又要走审批。但很快发现，再也不用为抢房间扯皮了。更妙的是，系统还能统计每个会议室的使用率，行政据此砍掉了两个利用率不足10%的小房间，省下的租金够买三年软件许可。

现在我们所有会议室的状态都在内网首页实时显示，绿色是空闲，黄色是即将开始，红色是使用中。点击还能看到当前会议主题、负责人、是否需要投影或白板。要是你敢爽约两次，系统会悄悄降低你的信用分，再订大会议室就得多填两栏说明。

其实这套逻辑不稀奇，关键是它不用等开发团队排期。小吴说，她从配置到上线只用了三天，中间大部分时间是在调颜色和字段名。蓝点的自由度在于，你可以把它当成会议室调度器，也可以改成固定资产登记簿、培训签到台账，甚至有人用来管员工养的绿植浇水周期。

上周我去借‘晨曦间’录网课，发现门口电子屏多了行小字：‘本室今日平均温度22.3℃，PM2.5指数38，上次清洁时间：今早8:15’。问了才知道，是技术部偷偷接了环境传感器的数据源。原来他们觉得既然系统能联动日历和门禁，不如再喂点物联网数据进去。

没人再提那个烂Excel了。倒是保洁阿姨学会了看系统排班，专挑空档进去打扫。有一次我路过，听见她在嘀咕：‘这机器比人靠谱，至少不会突然多出个会来。’