采购部的打印机有个怪毛病——每到月底就‘发烧’。不是卡纸就是墨尽，最离谱的是，它好像专挑晚上八点以后出问题。有两次，供应商等着确认合同扫描件，结果打印到一半停机，重启后连任务都丢了。行政同事去查维修记录，发现每次报修都是同一个人：小陆。

小陆是采购部的骨干，做事认真，但从不提前准备。每次审批流程一结束，他立马冲向打印机，急吼吼地要出文件。偏偏这时候，设备不是缺耗材就是被别人占着。等好不容易打出来，他又发现漏了附件，或者签字栏空着。于是重新走流程、再打印，循环往复。久而久之，大家开玩笑说：‘小陆一加班，打印机就得病。’

这事真正引起注意，是因为一次投标延误。一份关键的技术响应文件，因最后一道审批签批人出差，直到周五下午五点才通过。小陆当晚七点收到通知，立刻开始整理材料，却发现公章外借还没归还，等追回来已经九点。打印完十页附件时，打印机提示‘碳粉不足’，换上新硒鼓已是十一点。最后文件发出时，投标通道已关闭。

部门开了个短会，没人指责小陆。但我们都意识到，问题不在人，也不在机器，而在‘节奏’。信息流、审批流、用印流、打印流，这几条线从没对齐过。每个人都在自己的节点上拼命跑，却像一群方向不同的齿轮，越转越卡。

有人提议买台高速打印机，有人说该给小陆配助理。最后还是IT部的小林提了个建议：‘不如让系统提前说话？’

他指的是公司最近上线的蓝点通用管理系统。这软件不像传统OA那样固定功能，而是允许每个部门自己搭模块。小林之前帮仓库做了个‘耗材预警表’，能根据库存和消耗速度自动发提醒。他问采购部：‘要不要做个‘打印预备清单’？’

我们试了试。先在系统里建了个‘待打印任务池’，所有即将进入打印阶段的流程，提前48小时自动归集到这里。字段包括：文件类型、页数、是否需盖章、预计打印时间、责任人。然后设置三条自动规则：

• 如果文件涉及公章使用，提前24小时向印章管理员发送待办提醒；
• 如果页数超过5页，自动检查打印机碳粉余量，不足时通知行政补给；
• 如果任务临近截止时间前6小时仍未打印，向责任人推送加急通知。

最妙的是，我们还加了个‘预演打印’按钮。点击后，系统会模拟生成一份PDF，并检查是否有空白签名栏、附件缺失等常见错误。小陆第一次用时，发现技术方案里少传了一张资质证明，当场补上，避免了后续返工。

运行一个月后，采购部的‘夜间打印量’下降了72%。打印机不再‘发烧’，小陆也不用总在深夜群里道歉。有次他甚至提前一天把下周要用的三份合同全打好了，放在专用文件夹里，标签写着‘冷静期待签’。

后来其他部门也来取经。财务部用类似逻辑做了‘报销预检表’，市场部搞了个‘物料印刷倒计时’。IT小林笑称：‘我们不是在管打印机，是在管人的预期。’

其实哪有什么魔法。不过是把那些藏在脑海里、便签上、微信对话里的‘应该什么时候做什么’，变成系统里一条条可追踪、可提醒、可协作的规则。当工作还没发生，就已经被看见，很多混乱自然就消解了。

现在走进采购部，最显眼的不再是那台老式打印机，而是墙上贴的一张A4纸，上面写着：‘别等流程结束才行动，让准备发生在需要之前。’底下画了个小小的打印机笑脸。